RUSTOORD
Vlaspand
____________________
kwaliteitshandboek
Dit
kwaliteitshandboek is ons opgelegd door het Vlaams decreet inzake de
kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen van 29/4/1997.
Als
kleinschalige privé-instelling, zijn wij van mening dat kwaliteit en
kwaliteitszorg vooral bekomen worden door persoonlijk contact en overleg tu=
ssen
de dagelijks verantwoordelijke en zijn team enerzijds en de bewoners en/of =
hun
vertegenwoordigers anderzijds. Deze
persoonlijke en permanente dialoog leidt tot een betere kennis van de
individuele wensen en behoeften van de bewoners, en stelt ons in staat om
afspraken te maken waarbij zoveel mogelijk met deze individuele wensen en
behoeften wordt rekening gehouden.
Het kwaliteitsgevoel van onze bewoners bestaat voor een groot deel
dankzij deze individuele aanpak en het persoonlijk en rechtstreeks contact =
met
de directeur, waarbij de bewoners beseffen en ondervinden dat er echt reken=
ing
wordt gehouden met hun individuele wensen en behoeften. Wij
vrezen dat in een kleinschalig project zoals het onze, het vervangen van de=
ze
gepersonaliseerde aanpak door gestandaardiseerde procedures zoals opgelegd =
in
dit kwaliteitsdecreet, tot een daling van de uiteindelijke kwaliteit van de
dienstverlening zou kunnen leiden.
Wat gebeurt er als een buurtwinkel dezelfde regels en procedures moet
gaan toepassen als een supermarkt? In
vele “supermarkt”-welzijnsvoorzieningen beantwoorden de bedoelde
procedures wel degelijk aan een dringende noodzaak, zeker in het geval van =
vele
grote (overheids)voorzieningen waar geen bedrijfscultuur bestaat die gerich=
t is
op klantentevredenheid, en waar men dikwijls het woord “klant”
zelfs niet in de mond durft te nemen, maar men het eerder heeft over
“gebruikers”. De
wetgever heeft het echter nodig geacht om álle instellingen – =
en
dus ook de kleinschalige privé-initiatieven - over dezelfde kam te
scheren en aan allen dezelfde maatregelen op te leggen, waarbij het
kwaliteitshandboek met de bijhorende “Sectorspecifieke Minimale
Kwaliteitseisen” (SMK’s) zelfs tot erkenningsvoorwaarde verheven
werden. Wij
nodigen alle lezers en gebruikers van dit handboek uit om ons hun bemerking=
en
over dit kwaliteitshandboek en zijn impact op onze instelling te laten kenn=
en. Antoon Huylebroeck, 1.2........ ALGEMENE
INLICHTINGEN BETREFFENDE DE VOORZIENING.. 2...........=
Kwaliteitsbeleid.. 2.1........ Opdrachtsverklaring
(missie, visie en waarden) 2.2........ Hulp-
en dienstverleningsaanbod 3........... Kwaliteitssysteem 3.1........ Conditionele
elementen 3.1.2..... functieomschrijvingen 3.1.3..... overleg-
en communicatiekanalen 3.1.3.1.. <=
/span>overlegorganen 3.1.3.1.. <=
/span>communicatiekanalen 3.1.4..... Middelen:
personeel, budget en kwaliteitsmethodieken 3.1.4.3.. <=
/span>kwaliteitsmethodieken 3.2........ Operationele
elementen 3.2.1..... Procedure
voor onthaal en opname 3.2.2.1.. <=
/span>Procedure
voor de opstelling en opvolging van het zorgplan 3.2.2.2.. <=
/span>Procedure
voor de uitvoering van het zorgplan.. 3.2.2.3.. <=
/span>Procedure
voor het medicatiebeheer 3.2.2.4.. <=
/span>Procedure
bij opstart palliatieve zorg (DNR) 3.2.3..... Procedure
voor doorverwijzing 3.2.4..... procedure
voor vrijwillig ontslag, verplicht ontslag en overlijden 3.2.5..... Procedure
voor het verwerven en doorgeven van informatie m.b.t. de gebruiker 3.2.8..... Procedure
voor (collectieve) inspraak van de gebruiker m.b.t. de algemene werking 3.2.9..... Procedure
voor het evalueren van de hulp- en dienstverlening door de gebruiker 3.2........ Operationele
elementen 3.2.10... =
Procedure
voor bereiding en distributie van voeding.. 3.2.11... =
Procedure
voor planning en organisatie van de schoonmaak 3.2.12... =
Procedure
voor facturatie t.a.v. de gebruiker.. 3.2........ Operationele
elementen 3.2.13... =
Procedure
voor bespreken van functioneren van medewerkers 3.2.14... =
Procedure
voor het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek 3.2........ Operationele
elementen ANDERE PROCESSEN EN NOODPROCEDURES 3.2.15... =
Procedure
BIJ BRAND EN EVACUATIE 1.2........ ALGEMENE INLICHTINGEN BETRE=
FFENDE
DE VOORZIENING =
Aard
van de voorziening: =
&nb=
sp; Rustoord
voor bejaarden (ROB) =
Naam
van de voorziening: =
&nb=
sp; Rustoord
Vlaspand =
Aantal
woongelegenheden: &n=
bsp; =
; 45
bewoners =
Adres: &=
nbsp; &nbs=
p; &=
nbsp; &nbs=
p; Vlasland
4 =
Beheersinstantie: &=
nbsp; &nbs=
p; &=
nbsp; Rustoord
Vlaspand bvba =
Telefoon: &=
nbsp; &nbs=
p; &=
nbsp; &nbs=
p; 014/54.07.07 =
Fax: &=
nbsp; &nbs=
p; &=
nbsp; &nbs=
p; &=
nbsp; 014/53.88.53 =
E-mail: &=
nbsp; &nbs=
p; &=
nbsp; &nbs=
p; Internet: &nb=
sp; =
&nb=
sp; =
&nb=
sp; www.vlaspand.be Directeur: &n=
bsp; =
; &n=
bsp; =
; Antoon
Huylebroeck =
Verantwoordelijke
voor kwaliteitsbeleid: Antoon
Huylebroeck Erkenningsnummer Ministerie van de Vlaamse
Gemeenschap: &=
nbsp; &nbs=
p; PE
1983 Erkenningsnummer Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (R.I.Z.I.V.): &n=
bsp; =
; &n=
bsp; ROB 7/62057/72 De
voorziening Rustoord Vlaspand geeft toelating aan de gemachtigden van de
Vlaamse Regering om in deze voorziening alle activiteiten te verrichten die
nodig zijn om de uitvoering van de bepalingen van het decreet inzake
kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen te verifiëren en te evaluer=
en. 2.1. Opdrachtsverklaring (missie, visie en wa=
arden) Rustoord Vlaspand is=
een
erkend privé rusthuis dat 45 valide of hulpbehoevende bejaarden kan
huisvesten in een moderne infrastructuur, gelegen temidden van een groene
omgeving. 15 van deze bejaarden
kunnen terecht in de ruime kamers (elk met privé sanitair) van een
afgesloten afdeling voor dementerenden, die gelegen is rond een
binnentuin. Op deze afdeling =
is
permanente begeleiding en toezicht voorzien, speciaal toegespitst op de
optimale opvang van dementerende bejaarden. Ondanks het feit dat het om een
afgesloten afdeling gaat, straalt zij een erg open sfeer uit. De overige 30 bewone=
rs
zijn gehuisvest in zorgflats van 35 of In Rustoord Vlaspand
worden zelfstandigheid en respect voor de eigen leefwereld van de bewoners
gecombineerd met een degelijke omkadering, zowel op het vlak van de algemene
verzorging als via een ruim aanbod van animatie- en activatieprojecten. Als lid van het Pall=
iatief
Netwerk van het Arrondissement Turnhout (P.N.A.T.) staat Rustoord Vlaspand =
ook
open voor palliatieve hulpverlening. Deze
opdrachtverklaring is opgesteld in overeenstemming en/of wordt aangevuld me=
t de
hierna opgesomde SMK’s: SMK 4.1. =
Elke voorziening ontwikkelt een
opdrachtverklaring en maakt die kenbaar (missie, visie en waarden). SMK 3.2. De voorziening stelt aan de inspectie =
de
gegevens ter beschikking die aantonen dat voldaan wordt aan de verschillende
vigerende regelgevingen. SMK 5.3. De voorziening overlegt of werkt samen=
met
externe relevante actoren voor de realisatie van haar doelstellingen en opd=
rachten. SMK 5.8. De voorziening voert binnen de beschik=
bare
middelen een gezond financieel beleid, met het oog op een verantwoorde hulp=
- en
dienstverlening. SMK 5.9. De voorziening ondersteunt de vrijwill=
igers,
stagiars en studenten die ze inschakelt. SMK 1.1. =
Privacy - Elke voorziening maakt duidelijke en aangepaste afspraken met
betrekking tot het verwerven en doorgeven van informatie met respect voor de
privacy van de gebruiker en familie. SMK 1.2. =
Privacy - Elke voorziening treft schikkingen voor het eerbiedigen van de
persoonlijke levenssfeer in de omgang met haar gebruiker. SMK 1.3.&nbs=
p; Waardigheid<=
span
style=3D'font-family:Garamond'> - De
voorziening neemt voor haar hulp- en dienstverlening de waardigheid en de e=
igen
verantwoordelijkheid van de gebruiker als uitgangspunt. SMK 1.4. =
Autonomie – De hulp- en dienstverlening stimuleert de eigen mogelijkheden van de
gebruiker en respecteert zoveel mogelijk de individuele levensstijl. SMK 1.5.&nbs=
p; Inspraak – De
voorziening treft de nodige maatregelen voor inspraak in de algemene werking
van de voorziening en in de individuele hulp- en dienstverlening. - 4 maal per jaar komt de bewon=
ers-
en familieraad van Rustoord Vlaspand bijeen in het restaurant. Alle bewoner=
s en/of
hun familieleden zijn welkom op de vergaderingen van deze Raad. - Elke woensdagnamiddag gaat in=
het
restaurant de Menucommissie door. Alle bewoners kunnen in deze Menucommissie
terecht met hun opmerkingen en suggesties in verband met het maaltijdgebeur=
en
in Rustoord Vlaspand. - Aan de inkom tegenover de rec=
eptie ligt
een klachten- en suggestieboek ter beschikking van de bewoners. Iedereen ka=
n er
ten allen tijde opmerkingen en suggesties in kwijt. - In de gang tegenover de recep=
tie
hangt een ideeënbus. Iedereen kan hierin ten allen tijde opmerkingen en
suggesties deponeren. - Alle bewoners kunnen ten allen
tijde hun opmerkingen en suggesties persoonlijk doorgeven aan de directeur.=
SMK 1.7.&nbs=
p; Zelfontplooiing<=
/b> – De
voorziening schept kansen tot behoud en/of ontwikkeling van de individuele
mogelijkheden van de gebruiker (o.a. zelfontplooiing, sociale contacten, een
aangepast activiteitenaanbod en een zinvolle tijdsbesteding). SMK 1.8.&nbs=
p; Integratie
directeur
![](3D"Kwaliteitshandboek_bestanden/image002.gif")
2260 Westerlo (Zoerle-Parwijs)
Vlasland 4
2260 Westerlo (Zoerle-Parwijs)
ondernemingsnummer: 461.476.708
zaakvoerder: Antoon Huylebroeck
Alle personeelsleden en medewerkers van Rustoord Vlaspand zijn gehouden=
tot
het beroepsgeheim. Er wordt geen informatie over onze bewoners doorgegeven =
aan
derden zonder expliciete toestemming van de bewoner.
Alle personeelsleden en medewerkers van Rustoord Vlaspand moeten in de =
omgang
met de bewoners hun persoonlijke levenssfeer respecteren.
Het animatieteam van Rustoord Vlaspand zal zowel bij het opstellen van =
de
activiteitenkalender als bij individuele animatie en begeleiding steeds de
zelfontplooiing van de bewoners en de aanmoediging van sociale contacten
vooropstellen. De animatoren zorgen voor een aangepast activiteitenaanbod en
zinvolle tijdsbesteding, rekening houdend met de collectieve en individuele
wensen, interesses en mogelijkheden van de bewoners.
Alle bewoners zijn vrij om wanneer ook het rustoord te verlaten voor
kortere of langere tijd (dementerenden echter wel enkel onder begeleiding).
Alle bewoners bepalen zelf wie zij als bezoeker ontvangen en wanneer zij die
ontvangen. Zij kunnen naar goeddunken hun bezoekers zowel op hun eigen kame=
r of
flat ontvangen of in de gemeenschappelijke ruimten die hiertoe tot hun
beschikking staan.
Alle familieleden en kennissen van bewoners kunnen steeds vrij deelnemen aan
alle animatieactiviteiten.
Het animatieteam zal de sociale contacten bevorderen, zowel intern tussen de
bewoners onderling als met externe sociale netwerken.
SMK 1.9.&nbs=
p; Integratie
Alle bewoners zijn vrij om wanneer ook het rustoord te verlaten voor
kortere of langere tijd (dementerenden echter wel enkel onder begeleiding).
Alle bewoners bepalen zelf wie zij als bezoeker ontvangen en wanneer zij die
ontvangen. Zij kunnen naar goeddunken hun bezoekers zowel op hun eigen kame=
r of
flat ontvangen of in de gemeenschappelijke ruimten die hiertoe tot hun
beschikking staan.
Alle familieleden van bewoners kunnen steeds vrij deelnemen aan alle
animatieactiviteiten.
Familieleden kunnen desgewenst samen met de bewoners maaltijden nuttigen.
SMK 1.10.&nb=
sp; Integratie – De
gebruiker kan vrij bezoek ontvangen.
Alle bewoners bepalen zelf wie zij als bezoeker ontvangen en wanneer zij
die ontvangen. Zij kunnen naar goeddunken hun bezoekers zowel op hun eigen
kamer of flat ontvangen of in de gemeenschappelijke ruimten die hiertoe tot=
hun
beschikking staan.
SMK 1.11.&nb=
sp; Huiselijkheid – In
samenspraak met de voorziening en de gebruikers worden de ruimten waar de
gebruiker verblijft zo huiselijk mogelijk ingericht, met het oog op het
creëren van een gevoel van geborgenheid en veiligheid.
Alle bewoners mogen hun flat of kamer naar eigen goeddunken inrichten m=
et
eigen meubels en decoratie.
SMK 1.12.&nb=
sp; Geborgenheid – De
gebruiker kan rekenen op een passend antwoord op zijn hulpvragen.
Op alle hulpvragen van bewoners zal binnen een redelijke termijn een
passend antwoord gegeven worden door de directeur of een bevoegd medewerker=
.
SMK 3.1.&nbs=
p; Rechten – De
voorziening neemt de nodige schikkingen voor het respecteren van de rechten=
en
overtuigingen van de gebruiker (autochtoon of allochtoon), enerzijds politi=
eke
en burgerrechten en anderzijds ideologische, filosofische en godsdienstige
overtuiging.
Alle personeelsleden en medewerkers zullen ten allen tijde de rechten en
overtuigingen van de bewoners ten volle respecteren.
2.2. Hulp- en dienstverleningsaanbod
Dit
element van het kwaliteitsbeleid is gestoeld op volgende SMK:
SMK 1.6.&nbs=
p; Keuzevrijheid – De
voorziening legt de keuzemogelijkheid van haar hulp- en dienstverlening vas=
t en
maakt die kenbaar aan haar gebruikers.
SMK 1.10.&nb=
sp; Integratie – De
gebruiker mag vrij bezoek ontvangen.
In de dagprijs van R=
ustoord
Vlaspand is de invulling van de belangrijkste behoeften voor wat betreft hu=
lp-
en dienstverlening voorzien. Hierbuiten reikt Rustoord Vlaspand de bewoners=
nog
een aantal bijkomende diensten aan. De bewoners bepalen zelf volledig vrij =
of
zij al dan niet van deze bijkomende dienstverlening gebruik maken.
Dienstv=
erlening
die in de dagprijs begrepen is:
- &nb=
sp;
Huisvesting, huishoudelijke en gezinsverzorging ev=
enals
verpleging
- &nb=
sp;
Incontinentiemateriaal
- &nb=
sp;
Vervangen van beddengoed, minstens 1 maal per week=
en
telkens wanneer nodig
- &nb=
sp;
Alle maaltijden met bijhorende dranken en een
namiddagdrankje
- &nb=
sp;
Aansluiting en abonnementsgeld voor de telefoon in=
de kamer
of flat
- &nb=
sp;
Aansluiting, abonnementsgeld en auteursrechten voo=
r de
kabeltelevisieaansluiting
-
Alle animatie en begeleide activiteiten binnen het
rustoord
- &nb=
sp;
Administratieve bijstand
- &nb=
sp;
Voor wat de inrichting van de flats of kamers betr=
eft,
zijn deze standaard reeds uitgerust met een aangepast bed en nachttafel, gordijnen, verlichting,
ingemaakte kasten, ijskastje (kamers) of kitchenette (flats). De bewoner is
vrij om deze standaard inrichting zelf aan te vullen met eigen meubilair en
decoratie. Indien de bewoner verkiest dit niet te doen, zal Rustoord Vlaspa=
nd
voor aanvulling met aangepast meubilair zorgen.
Dienstv=
erlening
die niet in de dagprijs begrepen is:
- &nb=
sp;
Medische, paramedische en farmaceutische
verstrekkingen (remgelden voor dokter, apotheek, …)
- &nb= sp; haar- en voetverzorging (haarkapster en pedicure)<= o:p>
- &nb=
sp;
wassen van persoonlijke kledij
- &nb=
sp;
uitgaande telefoongesprekken: deze worden verrekend
per Belgacom-tariefeenheid
- &nb=
sp;
eventuele kosten voor activiteiten buiten het rust=
oord
(inkomgelden voor toneel, concerten, bioskoop of tentoonstellingen, kosten =
voor
uitstappen)
Voor de overige dien=
sten en
goederen die niet door Rustoord Vlaspand aangeboden worden, maar waar door
bewoners een vraag naar is, zullen wij zoveel mogelijk trachten deze aan te
reiken door de bewoners in contact te brengen met externe leveranciers of
dienstverleners.
3. =
; Kwaliteitssysteem
3.1. Conditionele elementen=
De
vraag om het organogram weer te geven in het kwaliteitshandboek is gestoeld=
op
volgende SMK:
SMK 5.1. =
Elke voorziening beschikt over een
organogram en een functieomschrijving voor de personeelsleden.
![3DOrganigram](3D"Kwaliteitshandboek_bestanden/image003.gif")
=
De
vraag om functieomschrijvingen weer te geven in het kwaliteitshandboek is
gestoeld op volgende SMK:
SMK 5.1. =
Elke voorziening beschikt over een org=
anogram
en een functieomschrijving voor de personeelsleden.
3.1.2.1. &=
nbsp;
Dagelijks Verantwoordelijke / Directeur
De dagelijks verantwoordelijke staat in voor de dagelijkse leiding en
coördineert de goede werking van de dienstverlening binnen het rustoor=
d.
Hij staat samen met de onthaal- en administratief bediende in voor de socia=
le
dienstverlening aan de bewoners.
De directeur staat in voor alle noodzakelijke taken en opdrachten die hiero=
nder
niet opgenomen zijn binnen de diverse functieomschrijvingen.
3.1.2.2.
Verzorgenden
- &nb=
sp;
staan i=
n voor
de uitvoering van de dagelijkse zorgen bij de bewoners volgens het zorgplan
(dagbladen), gericht op het lichamelijk, psychisch en sociaal welbevinden v=
an
de bewoner
- &nb=
sp;
begelei=
den,
stimuleren en/of assisteren de bewoner bij ADL-activiteiten, zoals wassen,
kleden, maaltijden verplaatsingen en toiletbezoek
- &nb=
sp;
observe=
ren de
bewoners, registreren bijzonderheden in het zorgdossier of het logboek, en =
melden
deze zonodig aan verpleegkundigen of arts
- &nb=
sp;
fungere=
n als
eerste aanspreekpunt voor de bewoner (of diens vertegenwoordiger), gedurende
het zorgproces. Zij verstrekken de gevraagde verpleegkundige informatie voor
zover dit past binnen de bepalingen ten aanzien van bescherming van de priv=
acy
en verwijzen indien nodig door naar andere disciplines
- =
;
voeren =
hun
taken uit in onderling overleg, in overleg met verpleegkundigen en de direc=
teur
en waar nodig in overleg met de collega’s of externe hulpverleners die
verantwoordelijke zijn voor andere disciplines.
3.1.2.3.
Verpleegkundigen
- =
hebben
dezelfde functieomschrijving als verzorgenden, en voeren daarbij de hierna =
weergegeven
taken uit, die voorbehouden zijn aan verpleegkundigen
- &nb=
sp;
opvolge=
n en
uitwerken van zorgplan en de dagbladen
- &nb=
sp;
wondzor=
g,
inspuitingen
- &nb=
sp;
klaarze=
tten
van medicatie en medicatiebeheer
- =
voeren =
hun
taken uit in onderling overleg, in overleg met verzorgenden en de directeur=
en
waar nodig in overleg met de collega’s of externe hulpverleners die
verantwoordelijke zijn voor andere disciplines.
3.1.2.4. &=
nbsp;
De animatoren zorgen in overleg met de directeur voor de planning en uitvoe=
ring
van de animatie. Zij trachten hierbij ook naar samenwerking met andere
ouderenorganisaties binnen de regio. Zij staan in voor het opstellen en bek=
end
maken van de activiteitenkalenders en het uithangen van de affiches per
activiteit. Zij voeren de begeleide activiteiten en animatie uit en moedige=
n de
algemene animatieve houding van alle medewerkers aan. Zij nemen initiatieven
ter bevordering van sociale contacten tussen de bewoners van het rustoord o=
nderling,
tussen bewoners van rustoord en serviceflats en tussen bewoners van het
rustoord en de externe omgeving.
3.1.2.5. &=
nbsp;
De onthaal- en administratief bediende staat samen met de dagelijks
verantwoordelijke / directeur in voor de administratieve taken binnen Rusto=
ord Vlaspand.
Zij volgt de administratieve dossiers en de facturatie op. Zij zorgt voor
onthaal van bewoners en bezoekers aan de receptie en geeft wensen en/of vra=
gen
voor dienstverlening van de bewoners of hun vertegenwoordigers door aan de
bevoegde medewerkers of aan de directeur.
De onthaal- en administratief bediende staat tevens in voor het VTO-beleid.=
3.1.2.6. &=
nbsp;
De keukenverantwoordelijke / kok staat in overleg met de directeur in voor =
het
opstellen van de weekmenu’s. Hierbij wordt ook rekening gehouden met =
de
suggesties en opmerkingen van de menucommissie. Hij staat in voor de
bestellingen van alle nodige goederen en producten voor de bereiding van de
maaltijden. Hij bereidt samen met de keukenhulpen de maaltijden voor de
bewoners. Hij voert alle taken in de keuken uit binnen het HACCP-principe en
staat ook in voor de administratief beheer van de HACCP-documenten. Hij co&=
ouml;rdineert
en ziet toe op de taken van de keukenhulpen.
3.1.2.7. &=
nbsp;
De keukenhulpen staan in voor afwas en netheid van de keuken. Zij voeren in
overleg met de keukenverantwoordelijke / kok logistieke taken binnen het
maaltijdgebeuren uit en helpen waar nodig met de bereiding van de maaltijde=
n.
3.1.2.8. &=
nbsp;
Zij staan in voor de poets van de kamers en flats van de bewoners evenals d=
e gemeenschappelijke
ruimten binnen het rustoord. Zij doen dit volgens het poetsplan dat in over=
leg
met de directeur is opgesteld.
3.1.2.9. &=
nbsp;
De onderhoudsman staat in voor het uitvoeren van diverse klusjes en kleine =
onderhoudstaken,
zoals die door de directeur aan hem doorgegeven worden. Hij voert geen taken
uit waarvoor gekwalificeerd personeel nodig is. Deze worden enkel uitgevoerd
door externe aannemers.
3.1.2.10.
Alle personeelsleden en medewerkers van Rustoord Vlaspand zullen in de
uitvoering van hun functie steeds het lichamelijk, psychisch en sociaal
welbevinden van de bewoner nastreven. Zij zullen alle taken uitvoeren met
inachtneming van het respect voor de waardigheid en de eigenheid van de
bewoners en zullen zoveel mogelijk een algemene animatieve houding aannemen.
Zij zullen alle taken binnen hun functie uitvoeren volgens de goede regels =
van
hun beroep.
3.1.3. overleg- en communicatiekanalen
Het
volgende SMK vraagt dat de voorziening overleg heeft over de hulp- en
dienstverlening:
SMK 5.2. De voorziening organiseert periodiek e=
n op
gestructureerde wijze intern overleg omtrent de hulp- en dienstverlening met
personeel en gebruikers.
Buiten
het permanente informele overleg tussen medewerkers, directie en bewoners
of hun vertegenwoordigers, zi=
jn er
in Rustoord Vlaspand een aantal formele overleg- en communicatiekanalen
voorzien. Wij maken een onderscheid tussen de overlegorganen enerzijds en de
communicatiekanalen anderzijds.
3.1.3.1. overlegorganen
Dagelijkse briefings
Driemaal per dag is er overleg en informatieoverdracht tussen de aanwezige
medewerkers:
- =
- =
- &nb=
sp;
Multidisciplinair overleg
Telkens wanneer de
noodzaak zich voordoet, wordt multidisciplinair overleg gepleegd met betrek=
king
tot specifieke situaties of problemen in verband met de zorg van
één bepaalde bewoner. Het initiatief tot dit overleg wordt
genomen door de verantwoordelijke verpleegkundige op dienst, die de relevan=
te
medewerkers bij het overleg zal betrekken: dit kunnen andere verpleegkundig=
en
of verzorgenden zijn, maar ook kinesitherapeuten, keukenpersoneel,
onderhoudspersoneel of directie. In dit multidisciplinair overleg wordt sam=
en
naar de meest gepaste oplossing voor het voorhanden zijnde probleem gezocht=
en
de resultaten worden rechtstreeks genoteerd in de relevante
communicatiekanalen.
Teamvergadering
Minstens 3 maal p=
er jaar,
en telkens wanneer een medewerker hier bij de directie een gemotiveerde
aanvraag toe indient, wordt er een teamvergadering bijeengeroepen, waarop a=
lle
medewerkers aanwezig zijn. Hierop wordt de algemene werking van het rustoord
besproken en worden specifieke aandachtspunten van de individuele bewoners
overlopen. De bedoeling van de teamvergaderingen is, om oplossingen te zoek=
en
voor eventuele knelpunten in de algemene werking en om naar verbeterpunten =
te
zoeken in de zorgplannen van de bewoners. De resultaten van de
teamvergaderingen worden rechtstreeks genoteerd in de relevante
communicatiekanalen
Bewoners- en familieraad
4
maal per jaar komt de bewoners- en familieraad van Rustoord Vlaspand bijeen.
Alle bewoners of hun vertegenwoordigers worden op deze vergadering uitgenod=
igd.
Zij kunnen er terecht met hun klachten, opmerkingen en suggesties in verband
met de algemene werking van her rustoord. Op de bewoners- en familieraad wo=
rden
ook de meldingen besproken die in het suggestieboek genoteerd, of in de
ideeënbus gedeponeerd werden.
3.1.3.1. communicatiekanalen
Logboek
Het logboek wordt
doorlopend chronologisch bijgehouden en ligt steeds in het verpleeglokaal. =
Verpleegkundigen
en verzorgenden op dienst noteren er alle observaties, bijzonderheden en
wijzigingen in verband met de zorg of het zorgplan van de bewoners. De
vermeldingen van de nachtdienst worden steeds in groene kleur ingeschreven;=
de
dagdiensten houden het logboek bij in blauwe of zwarte inkt. Bij hun terugk=
eer
na een afwezigheid zullen medewerkers steeds het logboek doornemen voor de
periode van hun afwezigheid.
Waakboek
Het waakboek word=
t in de
vorm van een agenda bijgehouden die steeds aan de receptie ligt. Hierin wor=
den
mededelingen voor en door de nachtdienst ingeschreven die niet specifiek
verbonden zijn aan de zorg of het zorgplan van de bewoners. Dit kunnen
bijvoorbeeld mededelingen zijn vanwege de administratie, het animatieteam of
het keukenpersoneel. In het waakboek worden nooit medische of verpleegkundi=
ge
gegevens genoteerd.
Verpleegkundig dossier met Zor=
gplan:
Het verpleegkundig
dossier wordt dagelijks bijgehouden door verpleegkundigen, verzorgenden en
kinesitherapeuten op dienst, en dit onder toezicht van de verantwoordelijke
verpleegkundige. Het verpleegkundig dossier van de lopende maand wordt in h=
et
verpleeglokaal in één farde bijgehouden per bewoner en bestaat
uit een voorblad (“Verpleegkundig blad”) met de basisgegevens v=
an
de bewoner, het recentste scoreblad volgens de Katz-schaal en het zorgplan
(“Verpleegkundige Taken”) waar op de voorzijde de verpleegkundi=
ge
taken per bewoner vermeld staan met per dag ruimte voor aftekenen van
uitgevoerde taken en noteren van parameters. Op de keerzijde worden de
observaties en evaluaties per dag per bewoner genoteerd. De zorgplannen van=
de
afgelopen maanden worden samen met de medicatiefiches per bewoner geklassee=
rd
in het verpleeglokaal.
Medicatiefiches
De medicatiefiche=
s van de
lopende maand worden in een farde in het verpleeglokaal bijgehouden en
vermelden alle medicatie per bewoner. Zij worden bij iedere wijziging aange=
past
door de verantwoordelijke verpleegkundige van dienst op basis van de
instructies van de behandelende geneesheer. Op de medicatiefiches is ook ru=
imte
voorzien voor het aftekenen door de verantwoordelijke verpleegkundige van
dienst bij het klaarzetten van de medicatie. De medicatiefiches van de
afgelopen maanden worden samen met de zorgplannen per bewoner geklasseerd in
het verpleeglokaal.
Dagbladen
De dagbladen verm=
elden
alle zorgverstrekkingen per bewoner per dag. Zij worden door de
verantwoordelijke verpleegkundige van dienst per dag opgesteld op basis van=
het
zorgplan. Zij zijn de werkdocumenten die door de verzorgenden en
verpleegkundigen meegenomen tijdens de uitvoering van hun dagtaken.
Medisch dossier
In
het verpleeglokaal wordt voor elke bewoner een medisch dossier bijgehouden.=
Dit
dossier bevat, buiten het voorblad met de basis gegevens (“Medische G=
egevens”)
alle relevante medische gegevens en documenten per bewoner. Het wordt door =
de
behandelende geneesheer bijgehouden.
Administratief dossier
Aan de receptie w=
ordt per
bewoner een administratief dossier bijgehouden. Dit dossier bevat een
“Werkfiche Residenten” die de administratieve basisgegevens per
bewoner vermeldt uit het digitaal bewonersdossier “Geracc”, en =
alle
andere relevante administratieve gegevens en documenten per bewoner: contra=
ct,
reglement van orde, inventaris, kopijs van individuele kostennota’s,
aanvragen tegemoetkomingen RIZIV, … Het administratief dossier bevat =
geen
medische gegevens.
Prikbord in het verpleeglokaal=
Op het prikbord i=
n het
verpleeglokaal kunnen diverse vermeldingen uitgehangen of genoteerd worden =
in
verband met de bewonerszorg: bewonerslijst, herinneringen in verband met
afspraken en onderzoeken, …
Maaltijdfiches
Op de maaltijdfic=
hes
worden per bewoner de gegevens genoteerd met betrekking tot maaltijdgebeure=
n:
eventueel te volgen diëten en voorkeuren voor maaltijden en dranken. B=
ij
wijzigingen kunnen deze maaltijdfiches door iedere betrokken medewerker
aangepast worden. De maaltijdfiches worden in een farde in de keuken
bijgehouden.
Prikbord in de keuken
Op het prikbord i=
n de
keuken kunnen diverse vermeldingen uitgehangen of genoteerd worden in verba=
nd
met de maaltijden: bewonerslijst, herinneringen in verband met afwezigheden,
speciale wensen, bezoekersmaaltijden, …
Diverse werklijsten, gebaseerd=
op of
afgeleid van hoger vermelde communicatiekanalen
Buiten de hiervoo=
r vermelde
communicatiekanalen worden er nog diverse werklijsten gebruikt die afgeleid
zijn van of gebaseerd zijn op de hoger vermelde kanalen: overzichtslijsten
maaltijden, aanwezigheidslijsten, lijsten voor het noteren en opvolgen van
zorgparameters, overzichtslijsten incontinentiemateriaal, …
3.1.4. =
Middelen: personeel, budget en
kwaliteitsmethodieken
3.1.4.1. personeel
De
omschrijving van de personele middelen is gestoeld op volgende twee
SMK’s:
SMK 2.1. =
Elke voorziening moet voldoende en des=
kundig
personeel inzetten om haar doelstellingen te realiseren.
SMK 5.4. De personeelsleden moeten over de nodi=
ge
kwalificaties beschikken voor de opdrachten die zij vervullen.
Verpleegkundigen en Verzorgend=
en
Dag en nacht is er voldoende verplegend en gekwalificeerd verzorgend person=
eel aanwezig
in het rustoord. Elke dag is er minstens één verantwoordelijke
verpleegkundige op dienst. De personen die ’s nachts instaan voor de
dienstverlening moeten minstens gekwalificeerd verzorgenden zijn. Zij zullen
indien nodig bijkomende of gekwalificeerde hulp inroepen: verpleegkundige,
dokter, directeur, …
Het
verpleegkundig en verzorgend personeel wordt ingezet volgens de dagschema&#=
8217;s
zoals op volgende pagina vermeld, al naargelang het enerzijds om een weekdag
gaat, of anderzijds om een zaterdag, zondag of feestdag.
|
|
LEGENDE bij de
dagschema’s op de volgende pagina: |
|
AN |
animatie |
|
ME |
medicatie klaarzetten |
|
MF |
maaltijdbedeling flats |
|
MP |
maaltijdbegeleiding Pleintje |
|
MR |
maaltijdbegeleiding restaurant |
|
MI |
mictietraining op Pleintje |
|
P |
toezicht/begeleiding op Pleintje |
|
S |
helpen bij slapengaan, avondtoer |
|
TFT |
transferten tussen flats en restaurant |
|
W |
wassen, aankleden, ontbijten, bedden opmaken, algeme= ne verzorging |
|
X |
diverse taken, beantwoorden oproepen, administratieve taken |
|
O |
overlegmoment: overdacht en/of bespreking van hulp- = en dienstverneling |
![](3D"Kwaliteitshandboek_bestanden/image005.gif")
=
Animatoren
Daar de animatie voor rustoord en serviceflats op vele vlakken gelijklopend=
is
en ter bevordering van de sociale contacten tussen rusthuis- en
serviceflatbewoners is er een gezamenlijk animatieteam voor rustoord en ser=
viceflats.
Rustoord Vlaspand en Vlaspand Serviceflats hebben samen 1,5 voltijds-equiva=
lent
animatoren in dienst die instaan voor de animatie van beide entiteiten. Zij
genoten beiden een opleiding “animator-begeleider van bejaarden”=
; en
één van hen heeft tevens minstens een A1 diploma of equivalen=
t.
Onthaal- en Administratief Bed=
iende
Eén voltijds personeelslid staat in voor de functie van Onthaal- en
Administratief Bediende binnen Vlaspand Serviceflats en Rustoord Vlaspand. =
Zij
genoot een opleiding “HSO secretariaat/talen” en heeft reeds
verscheidene jaren ervaring in dergelijke functie. Zij volgde een bijkomend=
e opleiding
VTO-beleidsverantwoordelijke. Zij wordt in haar taken bijgestaan door de
dagelijks verantwoordelijke / directeur.
Keukenverantwoordeli=
jke /
Kok
Er is é&ea=
cute;n
voltijdse keukenverantwoordelijke / kok voor het rustoord en de serviceflats
samen. Hij beschikt over het vereiste diploma.
Tijdens de vrije dag van de kok wordt de keukendienst gedurende 5
uren verzorgd door één van de schoonmaaksters, die hiervoor o=
ver
het nodige diploma beschikt.
Keukenhulpen
Er zijn twee keukenhulpen - goed voor 1,64 voltijds-equivalenten - voor
rustoord en serviceflats samen. Zij beschikken niet over specifieke
kwalificaties.
Schoonmaak
Er zijn vier personeelsleden voor de schoonmaak - in totaal 2,09 voltijds-equivalen=
ten -
die instaan voor de schoonmaak van het rustoord (flats en kamers +
gemeenschappelijke ruimten) én voor de schoonmaak van de
gemeenschappelijke lokalen van het serviceflatgebouw.
Onderhoudsman
Er is één dee=
ltijds
onderhoudsman in dienst voor rustoord en serviceflats a rato van 4 uren per
week. Hij beschikt niet over specifieke kwalificaties maar is wel handig en=
kan
kleine onderhoudswerken en klusjes uitvoeren op diverse gebieden.
Externe zorgverstrekkers
Rustoord Vlaspand heeft ook=
een
aantal externe zorgverstrekkers met zelfstandig statuut: 1 geneesheer-CRA, 2
kinesitherapeuten, 1 kapster, 1 pedicure en 1 priester. Wanneer nodig wordt=
op
bijkomende externe zelfstandige medewerkers beroep gedaan: dietist,
ergotherapeut, …
Algemeen
Alle personeelsleden en
meewerkers dienen buiten de hiervoor opgesomde specifieke vereisten, over g=
oede
sociale vaardigheiden te beschikken en goed overweg kunnen met ouderen. Zij
moeten geduld kunnen opbrengen in de omgang met de bewoners en moeten over =
het
algemeen een animatieve houding kunnen aannemen.
Zij moeten ook passen binnen de bedrijfscult=
uur
van Vlaspand Serviceflats en Rustoord Vlaspand waar alle medewerkers als te=
am
in een sfeer van samenwerking, openheid en positieve inzet streven naar het
bereiken van maximale klantentevredenheid.
De
SMK is de volgende:
SMK 5.8. De voorziening voert binnen de beschik=
bare
middelen een gezond financieel beleid, met het oog op een verantwoorde hulp=
- en
dienstverlening.
Binnen
de beperkingen die ons door de overheid opgelegd worden (prijzenblokkering,
steeds stijgende fiscale en parafiscale lasten, steeds wijzigende
RIZIV-financieringsregels, … ) trachten wij een zo gezond mogelijk
financieel beleid te voeren waarbij wij een evenwicht betrachten tussen de
beschikbare middelen (inkomsten van facturatie aan klanten en
RIZIV-financiering) en de te maken kosten en investeringen teneinde de
klantentevredenheid en kwaliteitsdienstverlening zo hoog mogelijk te houden=
.
3.1.4.3.&=
nbsp; kwaliteitsmethodieken
Zoals
in de inleiding reeds gesteld, zijn wij als kleinschalige
privé-instelling van mening dat kwaliteit en kwaliteitszorg vooral
bekomen worden door persoonlijk contact en overleg tussen de dagelijks
verantwoordelijke en zijn team enerzijds en de bewoners en/of hun
vertegenwoordigers anderzijds. Deze
persoonlijke en permanente dialoog leidt tot een betere kennis van de
individuele wensen en behoeften van de bewoners, en stelt ons in staat om a=
fspraken
te maken waarbij zoveel mogelijk met deze individuele wensen en behoeften w=
ordt
rekening gehouden. Het
kwaliteitsgevoel van onze bewoners bestaat voor een groot deel dankzij deze
individuele aanpak en het persoonlijke en rechtstreekse contact met de dire=
cteur,
waarbij de bewoners beseffen en ondervinden dat er echt rekening wordt geho=
uden
met hun individuele wensen en behoeften.
Als
kleinschalige privé-instelling kunnen wij waar nodig ook snel en
flexibel reageren wanneer wij vaststellen dat een aanpassing van bepaalde
werkmethodes (lees “procedures”) of situaties tot een verbeteri=
ng
van de kwaliteit kan leiden. De gewenste aanpassingen kunnen in de meeste
gevallen sneller en beter uitgevoerd worden, zonder de enorme administratie=
ve
rompslomp die hier bij grotere instellingen aan te pas komt, zeker in het k=
ader
van de zogenaamde “kwaliteitsmodellen” waar de minste aanpassing
van procedures of situaties eerst door verschillende stuurgroepen en
“kwaliteitsverantwoordelijken” moet uitgewerkt worden die ze
naderhand via de hiërarchische weg aan het bestuur dienen voor te legg=
en
ter goedkeuring.
Wanneer
in Vlaspand Serviceflats vastgesteld wordt dat iets “beter kan”=
, kan
het probleem of voorstel zowel door bewoners als medewerkers rechtstreeks a=
an
de directeur gemeld worden die er dan zelf op een vlotte en snelle wijze een
passend gevolg zal aan geven.
3.1.5.&nb=
sp; vormingsbeleid
Er
is een specifieke SMK geformuleerd rond vorming van medewerkers:
SMK 5.5. De voorziening ontwikkelt een vormings=
beleid
voor haar personeelsleden.
Het
vormingsbeleid van Rustoord Vlaspand wil inspanningen voor
deskundigheidsbevordering afstemmen, zowel op de medewerkers en hun behoeft=
en
als op de noden van de organisatie, en dit rekening houdend met het (beperk=
te)
aanbod aan (betaalbare en interessante) bijscholingen en opleidingen.
Vormingsaanbod
Permanent
volgen de VTO-beleidsverantwoordelijke en de directie het vormingsaanbod op.
Indien een vorming aan de drie vooropgestelde vereisten voldoet, wordt zij =
aan
de medewerkers aangeboden via een farde “vormingsaanbod” die aa=
n het
verpleeglokaal ter inzage ligt. De drie vereisten zijn:
- &nb=
sp;
De vorm=
ing
moet relevant zijn voor de werking van de instelling. Dit wil zeggen, dat h=
et
resultaat van de vorming toepasbaar moet zijn binnen de werking van Rustoord
Vlaspand op Vlaspand Serviceflats.
- &nb=
sp;
De kost=
van
de vorming moet binnen het vooropgestelde budget liggen.
- &nb=
sp;
De plaa=
ts
waar de opleiding of bijscholing doorgaat, moet bereikbaar zijn voor de
medewerkers: intern in de instelling of op een locatie die normaal op maxim=
aal
een uur met de wagen te bereiken is.
Medewerkers
die zich wensen in te schrijven op dit aanbod, kunnen dit via de receptie d=
oen.
Vormingsvraag
Alle
medewerkers kunnen te allen tijde hun noden of wensen in verband met vorming
doorgeven aan de directie of de VTO-verantwoordelijke. Zij kunnen dit doen =
in
de vorm van een vraagstelling naar bijkomende opleiding rond een bepaald th=
ema,
al dan niet reeds vergezeld met een concreet voorstel, dat deze vormingsnood
invult. De directie zal dan samen met de VTO-verantwoordelijke naar een
invulling van deze nood op zoek gaan en een gepaste bijscholing of vorming
aanbieden, rekening houdend met budget en bereikbaarheid.
Evaluatie
Na
elke bijscholing wordt aan de deelnemers gevraag een evaluatieformulier in =
te
vullen. Deze evaluatie wordt in het dossier bewaard, samen met het
bijscholingsattest. Op basis van de bekomen evaluaties wordt het VTO-beleid
waar nodig aangepast en/of bijgestuurd.
3.2. Operationele elementen=
3.2.1. =
; Procedure
voor onthaal en opname
Twee
SMK’s hebben betrekking op deze procedure:
SMK 1.15. Informatie – De gebruiker ontvangt de relevante informatie bij aanmelding en in =
elke
fase van het hulpverleningsproces.
SMK 2.3. Doorverwijzing – Indien de voorziening niet de aangewez=
en dienst-
en hulpverlening kan voorzien, wordt in samenspraak met de gebruiker en/of
familie doorverwezen.
3.2.1.1. doel
Deze
procedure legt de afspraken vast voor een correcte uitwisseling van gegeven=
s en
informatie bij onthaal of opname van een nieuwe bewoner.
- Bij een eerste contactn=
eming
zal de kandidaat-bewoner voldoende en relevante informatie ontvangen.
- Indien een oudere en/of=
zijn
familie kiest voor Rustoord Vlaspand, wordt informatie opgevraagd en wordt
nagegaan of hij past binnen het bewonersprofiel van het rustoord.
- Indien een kandidaat be=
woner
niet past in het bewonersprofiel van Rustoord Vlaspand, wordt hij doorverwe=
zen
naar een meer gepaste instelling.
- Er worden duidelijke
afspraken met de bewoner en/of zijn familie gemaakt over verhuis, opname en
wonen in Rustoord Vlaspand.
- Bij opname wordt alle
relevante informatie aan de bewoner en/of zijn familie overgemaakt en wordt=
de
bewoner wegwijs gemaakt in Rustoord Vlaspand.
3.2.1.2. toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle informatieaanvragen van kandidaat bewon=
ers
of hun familie en op het onthaal van nieuwe bewoners.
3.2.1.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
Deze
procedure wordt in een eerste fase uitgevoerd door de directeur en de ontha=
al-
en administratief bediende. In een tweede fase worden alle medewerkers inge=
schakeld.
3.2.1.4 &nbs=
p; werkwijze
Bij
een eerste contactneming door een kandidaat bewoner of zijn familie, worden=
de
vragen van deze persoon beantwoordt en wordt een informatiemap bezorgd met
daarin een folder, een Informatiefiche Rustoord, een Tarievenoverzicht, een
voorbeeld van een recente weekmenu, een voorbeeld van een recente
activiteitenkalender en een formulierenbundel Aanvraag tot Opname. Deze
documenten worden indien mogelijk mondeling toegelicht.
De
kandidaat bewoner wordt uitgenodigd om een bezoek ter plaatse te brengen en
krijgt hierbij een rondleiding door het rustoord. Bij die gelegenheid worde=
n de
algemene werking van Rustoord Vlaspand en de mogelijkheden van dienstverlen=
ing uiteengezet.
Indien
de oudere en/of zijn familie beslist om in Rustoord Vlaspand te komen wonen,
wordt gevraagd om een formulierenbundel Aanvraag tot Opname volledig ingevu=
ld terug
te bezorgen.
Aan
de hand van de gegevens die op de aanvraagformulieren ingevuld zijn en de b=
ekomen
gegevens tijdens de voorafgaande gesprekken, bepaalt de directeur of de oud=
ere
al dan niet in het bewonersprofiel van Rustoord Vlaspand past. Indien dit n=
iet
het geval is – bij bijvoorbeeld agressief of te storend gedrag naar
medebewoners toe – worden de bewoner en zijn familie uitgenodigd om s=
amen
met de directeur naar een andere gepaste oplossing te zoeken.
Indien
de oudere wel in het opnameprofiel past, wordt een afspraak gemaakt voor het
intake-gesprek met de directeur. Tijdens dit gesprek wordt verdere relevante
informatie van de bewoner bekomen die toelaat om het administratieve dossie=
r in
orde te brengen. De bewoner en/of zijn familie krijgt tevens een
formulierenbundel “Sociale Gegevens” overhandigd met de vraag d=
ie
ingevuld terug te bezorgen. Eveneens worden met de bewoner en/of zijn famil=
ie praktische
regelingen besproken voor de inrichting van de flat of kamer, de verhuis en
eventueel te voorziene speciale zorgen. Als leidraad wordt hiervoor de
Checklist Opname gebruikt.
Op
basis van de bekomen administratieve gegevens worden de opnamedocumenten
afgedrukt en aan de bewoner voor ondertekening voorgelegd: Overeenkomst,
Reglement van Orde, Volmacht voor adreswijziging, Inventaris. De sleutels v=
an
flat of kamer en brievenbus worden aan de bewoner overhandigd evenals een
aantal adreskaartjes.
De
naam van de bewoner wordt op de brievenbus en flat- of kamerdeur aangebrach=
t.
Wanneer
de opnamedatum gekend is, wordt het verplegend en verzorgend personeel hier=
van
op de hoogte gesteld, evenals het animatieteam, dat in de loop van de eerste
dagen, zal langsgaan om kennis te maken en hem toelichting te geven over en=
uit
te nodigen op de animatie-activiteiten.
Op
de datum van opname bezoekt de verantwoordelijke verpleegkundige de bewoner=
om
hem te verwelkomen. Indien hij nog vragen heeft over de dagelijkse werking =
van
het rustoord, geeft zij hem hierbij toelichting. Bij dit bezoek wordt teven=
s de
maaltijdfiche van de bewoner ingevuld en wordt de zorgverstrekking met de
bewoner toegelicht en worden de afspraken over het zorgplan met de bewoner
gemaakt, waarbij ook rekening gehouden wordt met de voorkeuren van de bewon=
er
in verband met uur van opstaan, slapengaan, enz.
De
verantwoordelijke verpleegkundige stelt op basis van de bekomen gegevens he=
t verpleegdossier,
zorgplan, medicatiefiche en medisch dossier op. Zij contacteert de behandel=
ende
geneesheer met de vraag om langs te komen voor een eerste bezoek om het med=
isch
dossier in orde te brengen en de “Evaluatieschaal” (Katz-schaal=
) in
te vullen.
De
onthaal- en administratief bediende brengt het administratief dossier in or=
de
(Geracc) en levert een exemplaar van de Werkfiche Residenten af in het
verpleeglokaal, evenals een geactualiseerde residentenlijst met vermelding =
van
behandelende geneesheer en de urgentiecontactgegevens. De diverse werklijst=
en
worden bijgewerkt op basis van de gegevens van de nieuwe bewoner en de inge=
vulde
maaltijdfiche wordt aan de keukenverantwoordelijke overgemaakt.
De
onthaal- en administratief bediende doet bij het ziekenfonds van de bewoner=
het
nodige voor de aanvraag van het RIZIV-forfait.
Na
de opname wordt de adreswijziging doorgegeven aan het gemeentebestuur van
Westerlo en het ziekenfonds van de bewoner. Bij het ziekenfonds worden nieu=
we
klevers aangevraagd.
De
bewoner of zijn familie krijgen vanuit de administratie ook de nodige
formulieren overhandigd voor aanvraag of aanpassing van de zorgverzekering.=
Indien
de bewoner hiervoor in aanmerking komt, wordt bij OCMW Westerlo een aanvraag
ingeleid voor de “Tegemoetkoming Gehandicapten”.
Volgende
vijf SMK’s liggen ten grondslag aan deze procedures:
SMK 1.4. =
Autonomie – De hulp- en dienstverlening stimuleert de eigen mogelijkheden van de
gebruiker en respecteert zoveel mogelijk de individuele levensstijl.
SMK 1.7. =
Zelfontplooiing – De voorziening schept kansen tot behoud
en/of ontwikkeling van de individuele mogelijkheden van de gebruiker (o.a.
zelfontplooiing, sociale contacten, een aangepast activiteitenaanbod en een
zinvolle tijdsbesteding).
SMK 1.15. Informatie – De gebruiker ontvangt de relevante informatie bij aanmelding en in =
elke
fase van het hulp- en dienstverleningsproces.
SMK 2.2. Opvolging – De interne en externe hulp- en dienstverlening wordt opgevolgd, in
samenspraak met de gebruiker.
SMK 5.2. Intern overleg – De voorziening organiseert periodiek e=
n op
een gestructureerde wijze intern overleg omtrent de hulp- en dienstverlening
met personeel en gebruikers.
Waar in de onder dit
hoofdstuk weergegeven procedures sprake is van de “bewoner” in =
het
kader van het maken van keuzes of nemen van beslissingen, dient hieronder
verstaan te worden “de bewoner, of indien deze zelf niet meer kan
beslissen, zijn naaste familie of aangeduide vertrouwenspersoon”.
In alle onder dit hoo=
fdstuk
weergegeven procedures staat het respecteren en zelfs stimuleren van de
autonomie en zelfontplooiing van de bewoner voorop.
3.2.2.1. Procedure voor de opstelling en opv=
olging
van het zorgplan
3.2.2.1.1. &=
nbsp; doel
Deze
procedure legt de afspraken vast voor het opstellen en opvolgen van het
zorgplan op basis van het medisch en verpleegkundig dossier.
3.2.2.1.2. &=
nbsp; toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle stappen die leiden tot het opstellen van
het verpleegdossier, het medische dossier, het zorgplan en op de verdere
opvolging ervan.
3.2.2.1.3. &=
nbsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
De
verantwoordelijke verpleegkundige op de dag van opname van de bewoner staat=
in
voor het opstellen van het verpleegdossier en het uitwerken van het zorgpla=
n.
Het medisch dossier wordt door de verantwoordelijke verpleegkundige voorber=
eid,
terwijl de opstelling en opvolging door de behandelende geneesheer gebeurt.=
De
opvolging van het zorgplan valt onder de bevoegdheid van alle verpleegkundi=
gen,
verzorgenden en eventuele externe zorgverstrekkers.
3.2.2.1.4. &=
nbsp; werkwijze
3.2.2.1.5.1 =
opstelling
van het zorgplan
Op de dag van opn=
ame
verzamelt de verantwoordelijke verpleegkundige de nodige gegevens op basis =
van
dewelke het zorgplan wordt opgesteld. Deze gegevens worden bekomen uit:
- =
de
formulierenbundel “Aanvraag tot Opname”,
- =
het eer=
ste
gesprek met een nieuwe bewoner op de dag van opname,
- =
;
eventue=
le
bijkomende medische en verpleegkundige documenten (ontslagformulieren zieke=
nhuis,
medicatielijst, medische of verpleegkundige verslagen thuiszorg, …). =
De
belangrijkste relevante gegevens van de nieuwe bewoner worden genoteerd in =
het
logboek.
Op
basis van de bekomen gegevens wordt het zorgplan en verpleegkundig dossier
aangemaakt, evenals de medicatiefiche.
De
verantwoordelijke verpleegkundige van dienst bereidt het medisch dossier vo=
or:
een farde op naam van de bewoner met een voorblad met medische gegevens, een
aantal lege bladen voor nota’s, observaties en instructies door de
behandelende geneesheer, en de reeds bekomen medische documenten. Zij
contacteert de behandelende geneesheer met de vraag om ter plaatse te komen
voor een eerste bezoek aan de bewoner, nazicht van het zorgplan en aanvullen
van het medisch dossier. Bij deze gelegenheid zal aan de behandelende
geneesheer tevens gevraagd worden om de evaluatieschaal (Katz-schaal) aan te
vullen voor de aanvraag van het RIZIV-forfait bij het ziekenfonds.
De
gegevens van het zorgplan worden genoteerd op de dagbladen die de werkdocum=
enten
zijn voor de dagelijkse uitvoering van het zorgplan.
3.2.2.1.5.2 =
opvolging
van het zorgplan
Elke
bewoner kan zich steeds over zijn zorgplan laten informeren en de inhoud er=
van
met de verantwoordelijke verpleegkundige van dienst bespreken.
Bij
de dagelijkse briefing van 14u00 worden eventuele voorstellen tot aanpassin=
g of
wijziging van het zorgplan door de aanwezige zorgverstrekkers besproken. De=
ze
aanpassingen kunnen noodzakelijk zijn omwille van de evolutie van de gezond=
heidstoestand
van de bewoner, of kunnen door de bewoner zelf gevraagd of voorgesteld zijn=
.
Indien
er zich aanpassingen of wijzigingen in het zorgplan voordoen, worden deze i=
n het
zorgplan door de verantwoordelijke verpleegkundige genoteerd en worden de
dagbladen en eventuele andere werklijsten eveneens aangepast. De wijzigingen
worden ook genoteerd in het logboek.
De
zorgplannen van de bewoners worden maandelijks door de verpleegkundigen
geherevalueerd bij gelegenheid van het noteren van de zorgplannen voor de
volgende maand.
De
bewoners spreken zelf met hun behandelende geneesheer de frequentie van het
doktersbezoek af. Indien de gezondheidstoestand van de bewoner dit vereist =
of
op vraag van de bewoner, zal het personeel van dienst de behandelende
geneesheer contacteren voor bijkomend(e) doktersbezoek(en).
Bij
elk bezoek aan de instelling zal de behandelende geneesheer zich aanmelden =
aan
de receptie, waarbij de onthaal- en administratief bediende het verzorgend =
en
verplegend personeel van dienst zal op de hoogte stellen van de aanwezigheid
van de geneesheer.
Elk
doktersbezoek wordt door het aanwezige verplegend of verzorgend personeel in
het logboek genoteerd, samen met eventuele relevante observaties en/of
aanpassingen aan het zorgplan. Deze aanpassingen worden desgevallend ook ge=
noteerd
in het zorgplan, de medicatiefiche, de dagbladen en eventuele andere
werklijsten.
De
behandelende geneesheer vult na het bezoek aan zijn patiënt het medisch
dossier aan.
3.2.2.2. Procedure voor de uitvoering van het
zorgplan
3.2.2.2.1. &=
nbsp; doel
Het
doel van deze procedure is de correcte uitvoering en toepassing in de prakt=
ijk
van het opgestelde zorgplan per bewoner.
3.2.2.2.2. &=
nbsp; toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle zorgplannen van de bewoners.
3.2.2.2.3. &=
nbsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
De
verantwoordelijkheid van deze procedure ligt bij de verantwoordelijke
verpleegkundigen, die toezien op de uitvoering door de verpleegkundigen, de
verzorgenden en eventuele externe zorgverstrekkers.
3.2.2.2.4. &=
nbsp; werkwijze
Op
basis van het zorgplan vult de verantwoordelijke verpleegkundige dagelijks =
de
dagbladen aan die als werkdocument door verzorgenden en verpleegkundigen
’s anderendaags gebruikt worden bij de uitvoering van het zorgplan.
Op
deze dagbladen worden alle verzorgings- en verpleegkundige taken voor de dag
per bewoner vermeld. Er worden per dag 5 bladen aangemaakt: flats gelijkvlo=
ers (flat
01 tot 08), flats eerste verdieping (flat 10 tot 18), flats 2de
verdieping (flat 20 tot 29), kamers Pleintje deel I (kamer 30 tot 36) en ka=
mers
Pleintje deel II (kamer 37 tot 44).
Bij
de briefing ’s morgens om 07u00 worden de dagbladen aan verzorgenden =
en
verpleegkundigen uitgereikt en wordt de dienstverdeling besproken. Per dagb=
lad worden
telkens bovenaan de verstrekkers genoteerd voor dagtaken en avondtaken, eve=
nals
de verantwoordelijke voor die dag.
De
verstrekkers nemen de dagbladen mee op dienst en tekenen de dagbladen af per
bewoner. Zij vullen de dagbladen ook aan met eventuele observaties en noter=
en
er de te nemen parameters op.
Na
elke zorgronde (ochtend, namiddag, avond) schrijven de verstrekkers de door=
hun
geregistreerde gegevens en opmerkingen van de dagbladen over in het zorgpla=
n,
en waar aangewezen, ook in het logboek.
De
externe zorgverstrekkers (kinesitherapeuten, …) gebruiken hun eigen w=
erkdocumenten,
maar noteren na hun dagtaak eveneens hun observaties in het zorgplan en zon=
odig
in het logboek.
Op
de briefing van 14u00 worden de zorgtaken van de dag overlopen, waarbij tev=
ens
eventuele observaties, vragen van bewoners of aanpassingen aan het zorgplan
besproken worden. Op basis van deze briefing zal de verantwoordelijke
verpleegkundige desgewenst het zorgplan – en bijgevolg ook de dagblad=
en
– aanpassen.
Bij
het begin van elke week bezorgt de verantwoordelijke verpleegkundige aan de
onthaal- en administratief bediende een exemplaar van elk van de vijf
dagbladen, waarop de recentste aanpassingen genoteerd zijn. De onthaal- en
administratief bediende past de dagbladen in het computerbestand aan, en dr=
ukt
van elk blad 7 exemplaren af, die de daarop volgende week als basisdocument
zullen gebruikt worden.
3.2.2.3. Procedure voor het medicatiebeheer<=
/span>
3.2.2.3.1. &=
nbsp; doel
Het
doel van deze procedure is het omschrijven van de stappen om te komen van h=
et
voorschrijven van medicatie door de behandelende geneesheer tot het correct
toedienen van deze medicatie aan de bewoners.
3.2.2.3.2. &=
nbsp; toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle handelingen die verband houden met het
voorschrijven, registreren, bestellen, bijhouden, klaarzetten en toedienen =
van
medicatie aan de bewoners.
3.2.2.3.3. &=
nbsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
Deze
procedure valt onder de verantwoordelijkheid van de verpleegkundigen. Medic=
atie
wordt enkel opgestart of gewijzigd op doktersvoorschrift.
3.2.2.3.4. &=
nbsp; werkwijze
Wanneer
de behandelende geneesheer (of desgevallend de dokter van wacht) beslist een
nieuwe medicatie voor zijn patiënt op te starten of een wijziging aan =
te
brengen aan de bestaande medicatie, zal hij dit noteren in het medisch doss=
ier
en indien nodig een medicatievoorschrift uitschrijven. De verpleegkundige v=
an dienst
noteert de nieuwe medicatie of de wijzigingen op de medicatiefiche van de
betrokken bewoner. Er wordt eveneens een melding gemaakt in het logboek. Bij
het opstarten van nieuwe medicatie wordt het voorschrift onmiddellijk naar =
de
apotheker gefaxt, waarna het origineel in de communicatiefarde van de apoth=
eek
gedeponeerd wordt. In normale gevallen zal de apotheek de nieuwe medicatie
diezelfde avond leveren. Voor dringende gevallen kan de medicatie ook afgeh=
aald
worden door een medewerker van het rustoord.
Er
is één medicatiefiche per bewoner per maand. De fiches zijn p=
er
maand telkens gegroepeerd in één farde. In het begin van elke
week worden de manuele wijzigingen aan de medicatiefiches door de onthaal- =
en administratief
bediende bijgewerkt in het computerbestand. Er worden per week
géén nieuwe, bijgewerkte fiches afgedrukt. Dit gebeurt wel op=
het
einde van de maand, waarbij de bijgewerkte nieuwe fiches voor de volgende m=
aand
afgedrukt worden en klaargezet in de farde met medicatiefiches. De eerste d=
ag
van elke maand worden de nieuw afgedrukte medicatiefiches door de
verantwoordelijke verpleegkundige van dienst gecontroleerd, waarna zij de
fiches van de voorbije maand in de farde vervangen. De medicatiefiches van =
de
voorbije maand worden per bewoner in het verpleegkundig dossier geklasseerd=
. Elke
maand viseert elke behandelende geneesheer de nieuwe medicatiefiches voor z=
ijn
patiënt(en).
De
instructies voor toediening van zalven wordt op de dagbladen overgenomen. De
zalven bevinden zich ofwel in de kamer of flat van de bewoner, ofwel op de
verpleegkar, die mee op dienst genomen wordt.
De
instructies voor de toediening van inspuitingen worden ook op de dagbladen =
overgenomen
en het materiaal wordt door de verpleegkundige op de verpleegkar klaargeleg=
d,
die mee op dienst genomen wordt.
Eens
per etmaal zet een verpleegkundige op basis van de medicatiefiches de overi=
ge medicatie
(behalve medicatie in de vorm van druppels en siropen: zie hieronder) klaar=
per
bewoner. De medicatie wordt per bewoner in speciaal daarvoor voorziene beke=
rtjes
klaargezet. De bekertjes zijn gegroepeerd op distributieplateaus per afdeli=
ng
en per tijdstip: telkens voor de flats én voor het Pleintje,
één plateau voor de ochtend (rode bekertjes), de middag (groe=
ne bekertjes),
de vooravond (gele bekertjes) en de avond en nacht (blauwe bekertjes).
Voor
wat betreft druppels en siropen, drukt bij het begin van elke week de ontha=
al-
en administratief bediende 7 lijsten af met de medicatie in deze vorm. Deze
lijsten worden automatisch gegenereerd op basis van de gegevens uit de
medicatiefiches in het computerbestand. Elke lijst vermeldt alle bewoners m=
et
medicatie in de vorm van druppel en/of siropen met telkens de naam van de
medicatie en de betreffende dosering voor ochtend, middag, vooravond en
avond/nacht. Er wordt één lijst per dag gebruikt voor het
klaarzetten van druppels en siropen, die 4 maal per etmaal klaargezet worde=
n, zo
kort mogelijk vóór de bedeling. Op elk tijdstip tekent de ver=
pleegkundige
de lijst af bij het klaarzetten. De potjes met druppels en siropen worden o=
p de
distributieplateaus geplaatst bij de reeds klaarstaande andere medicatie.
De
klaargezette medicatie wordt op het voorziene tijdstip door het personeel op
dienst verdeeld. Waar nodig zal het personeel bijstand verlenen of toezien =
op
de correcte inname van de medicatie.
Elke
woensdag drukt de onthaal- en administratief bediende een lijst af met per
bewoner de namen van alle farmaceutische producten die door die bewoner
gebruikt worden. Deze lijst wordt automatisch gegenereerd op basis van de
gegevens uit de medicatiefiches in het computerbestand. Deze werklijst wordt
gebruikt voor de wekelijkse bestelling ter aanvulling van de voorraad van d=
e lopende
medicatie. Bij gelegenheid van het klaarzetten van de medicatie op woensdag
controleert de verpleegkundige de medicatievoorraad per bewoner. Indien de
voorraad van een farmaceutisch product dat doorlopend of ten minste nog een
volledige week door een bewoner gebruikt wordt, op basis van de huidige
dosering niet toerijkend is voor die volledige week, wordt dit product bijb=
esteld.
De verpleegkundige noteert op de werklijst het aantal te bestellen verpakki=
ngen.
Indien de behandelende geneesheer nog geen voorschrift zou bezorgd hebben, =
vult
zij hiertoe een aanvraagformulier in dat zij in de communicatiefarde van de
betrokken geneesheer plaatst. De verpleegkundige bezorgt de ingevulde beste=
llijst
aan de onthaal- en administratief bediende, die de te bestellen aantallen o=
verneemt
op het geïnformatiseerd bestelformulier dat zij naar de apotheek faxt.=
De
originele werklijst en een dubbel van het bestelformulier bezorgt zij terug=
aan
de verpleegkundige ter controle van de levering. De apotheek levert de best=
elde
medicatie woensdagavond. Alle verpakkingen zijn voorzien van een etiket met=
de
naam van de bewoner. Het personeel op dienst controleert of de levering
overeenstemt met de bestellijst en plaatst de geleverde producten in de
medicatievoorraad per bewoner.
3.2.2.4. Procedure bij opstart palliatieve z=
org
(DNR)
3.2.2.4.1. &=
nbsp; doel
Deze
procedure legt de afspraken vast voor het opstarten van palliatieve zorg bij
een bewoner.
3.2.2.4.2. &=
nbsp; toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle bewoners waar een palliatieve indicatie=
is,
dit wil zeggen, waar de mogelijkheid bestaat om van curatieve naar palliati=
eve
zorgen over te stappen.
3.2.2.4.3. &=
nbsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
De
beslissingsbevoegdheid binnen deze procedure ligt bij de bewoner zelf, of
indien deze zelf niet meer kan beslissen, zijn naaste familie of aangeduide
vertrouwenspersoon. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze
procedure ligt bij de behandelende geneesheer, die zijn instructies ter
uitvoering aan het verplegend en verzorgend personeel, evenals aan eventuel=
e externe
zorgverstrekkers, overmaakt.
3.2.2.4.4. &=
nbsp; werkwijze
Het
is de behandelende geneesheer die bepaalt of er voor een bewoner al dan niet
een palliatieve indicatie is. Hij kan deze indicatie desgevallend wel stell=
en
op vraag van de bewoner zelf en/of zijn familie.
Indien
de behandelende geneesheer het raadzaam acht om voor een patiënt
palliatieve zorg op te starten, zal hij in eerste instantie een onderhoud
hierover hebben met de bewoner en/of zijn familie, die samen met de
behandelende geneesheer zal beslissen over de al dan niet te ondernemen
stappen. Indien nodig, zal ook een DNR-formulier ingevuld en ondertekend
worden.
De
behandelende geneesheer geeft het resultaat van dit onderhoud door aan de
verantwoordelijke verpleegkundige, samen met de instructies voor het al dan
niet opstarten van palliatieve zorg en het aanpassen van het zorgplan en het
eventueel opgestelde DNR-formulier. Hij noteert zijn instructies en opmerki=
ngen
in het medisch dossier. Indien een DNR-formulier werd opgesteld, wordt dit
vooraan in het medisch dossier geplaatst.
De
verantwoordelijke verpleegkundige noteert de instructies in het logboek en =
past
het zorgplan aan. Ingeval een DNR-formulier bestaat, wordt dit ook aangedui=
d in
het zorgplan en op de dagbladen.
Het
verplegend en verzorgend personeel kan met vragen in verband met palliatieve
zorg terecht bij het Palliatief Netwerk Arrondissement Turnhout (P.N.A.T.),
waar Rustoord Vlaspand bij aangesloten is.
3.2.3. Procedure voor
doorverwijzing=
Volgende
twee SMK’s liggen ten grondslag aan deze procedure:
SMK 2.3. Doorverwijzing – Indien de gebruiker niet in de aangewe=
zen
dienst- en hulpverlening kan voorzeen, wordt in samenspraak met de gebruike=
r en/of
familie doorverwezen.
SMK 1.15. Informatie – De gebruiker ontvangt de relevante informatie bij aanmelding en in =
elke
fase van het hulp- en dienstverleningsproces.
3.2.3.1. doel
Deze
procedure legt de afspraken vast voor doorverwijzing indien Rustoord Vlaspa=
nd
niet of niet meer de aangewezen voorziening is.
- Een nieuwe kandidaat be=
woner
die niet in het opnameprofiel past wordt in samenspraak met hemzelf en/of z=
ijn familie
doorverwezen.
- Een bewoner van Rustoor=
d Vlaspand
die omwille van een te agressief of te storend gedrag tegenover andere bewo=
ners
niet meer in het bewonersprofiel van Rustoord Vlaspand past, of van wie de
zorgvereisten niet meer kunnen ingevuld worden door Rustoord Vlaspand, word=
t in
samenspraak met hemzelf en/of zijn familie doorverwezen naar een meer gepas=
te
oplossing.
3.2.3.2. toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle kandidaat bewoners die niet in het
opnameprofiel passen en op alle bewoners die omwille van hun gewijzigde
toestand niet meer in het bewonersprofiel passen.
3.2.3.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
Deze
procedure wordt uitgevoerd door de directeur.
3.2.3.4 &nbs=
p; werkwijze
3.2.3.4.1. &=
nbsp; EEN
NIEUWE KANDIDAAT BEWONER PAST NIET IN HET OPNAMEPROFIEL
Wanneer
uit de bekomen gegevens van een kandidaat bewoner blijkt dat Rustoord Vlasp=
and
niet de aangewezen voorziening is, wordt dit aan de betrokkene en/of zijn
familie gemeld en worden zij uitgenodigd om samen met de directeur van Rust=
oord
Vlaspand naar alternatieven te zoeken, aangepast aan zijn specifieke situat=
ie.
De betrokkene en/of zijn familie wordt – afhankelijk van zijn keuze en
volgens zijn wensen – in contact gebracht met voorzieningen of dienst=
en die
deze alternatieven aanbieden.
3.2.3.4.2. &=
nbsp; EEN
BEWONER PAST NIET MEER IN HET BEWONERSPROFIEL
Wanneer
een bewoner van Rustoord Vlaspand omwille van een gewijzigde toestand niet =
meer
in het bewonersprofiel van Rustoord Vlaspand past, zullen de bewoner en/of =
zijn
familie op de hoogte gesteld worden van het feit dat Rustoord Vlaspand voor=
de
betrokken bewoner niet meer de aangewezen voorziening is.
Tijdens
een gesprek met de bewoner en/of zijn familie zullen de diverse alternatiev=
en
voorgelegd worden, waarbij de bewoner de volledige keuzevrijheid behoudt.
Indien
de bewoner en/of zijn familie opteren voor overplaatsing naar een andere in=
stelling
zal de directeur van Rustoord Vlaspand de bedoelde voorziening contacteren =
en
mee zorgen voor een vlotte overplaatsing.
3.2.4. procedure voor
vrijwillig ontslag, verplicht ontslag en overlijden
Onrechtstreeks
staat één SMK in verband met deze procedure:
SMK 1.15. Informatie – De gebruiker ontvangt de relevante informatie bij aanmelding en in =
elke
fase van het hulp- en dienstverleningsproces.
3.2.4.1. doel
Deze
procedure legt de afspraken vast voor vrijwillig ontslag (wanneer de bewone=
r de
ouderenvoorziening wenst te verlaten), verplicht ontslag (wanneer de
voorziening de bewoner dwingt het rustoord te verlaten) en overlijden.
3.2.4.2. toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle gevallen waarin bewoners definitief uit=
de
instelling vertrekken of overlijden.
3.2.4.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
Deze
procedure wordt uitgevoerd door de directeur en de onthaal- en administrati=
ef
bediende.
3.2.4.4 &nbs=
p; werkwijze
3.2.4.4.1. &=
nbsp; vrijwillig
ontslag
Elke
bewoner heeft het recht de overeenkomst te beëindigen met inachtneming=
van
een opzegtermijn van één kalendermaand. De opzegging geschiedt bij aangete=
kende
brief of tegen ontvangstmelding en gaat in de eerste dag van de volgende ma=
and.
Bij
opzegging door de bewoner wordt hij door de directeur op de contractuele
verplichtingen gewezen volgens dewelke de flat of kamer net, proper en inta=
ct
dient verlaten te worden ten laatste de dag waarop de verbintenis een einde
neemt.
De
bewoner wordt ook herinnerd aan zijn verplichting om de flat of kamer te
ontruimen en zijn meubelen, inboedel en persoonlijke bezittingen af te (lat=
en)
halen binnen de 7 dagen na het beëindigen van de overeenkomst. De verplichting tot betaling van de
dagprijs blijft bestaan tot en met de dag van de ontruiming van de flat of
kamer.
De
directeur zal met de bewoner de concrete en praktische afspraken maken m.b.=
t.
de verhuis en indien gewenst de gegevens van de bewoner doorgeven aan de ni=
euwe
voorziening waar hij naar verhuist. Er worden ook afspraken gemaakt voor het
eventueel doorsturen van post naar de nieuwe verblijfplaats.
Na
het ontruimen van de flat of kamer stelt de directeur samen met de bewoner =
of
een aangestelde de staat van de flat of kamer vast en neemt hij de sleutels=
in ontvangst.
3.2.4.4.2. &=
nbsp; verplicht
ontslag
Verplicht
ontslag van een bewoner kan enkel in volgende gevallen:
- Indien blijkt dat de be=
woner
vóór het aangaan van de overeenkomst, aan Rustoord Vlaspand
onjuiste of onvolledige inlichtingen heeft verstrekt over gegevens die zo
essentieel zijn dat Rustoord Vlaspand deze bewoner niet zou hebben toegelat=
en
als de juiste en volledige gegevens bekend zou geweest zijn.
- Indien de lichamelijke =
of
geestelijke gezondheidstoestand van de bewoner zodanig is geworden, dat
definitieve overplaatsing naar een passende instelling is geboden.
- Indien de bewoner zich
schuldig maakt aan zware fouten in de uitvoering van zijn overeenkomst.
In
al deze gevallen zal de directeur in samenspraak met de bewoner deze laatste
doorverwijzen naar een meer aangewezen voorziening. Zie hiervoor de procedu=
re
voor doorverwijzing.
3.2.4.4.3. &=
nbsp; overlijden
Bij
overlijden van een bewoner binnen Rustoord Vlaspand wordt onmiddellijk de
behandelende geneesheer verwittigd teneinde het overlijden vast te
stellen. Tevens wordt de
urgentiecontactpersoon door de directie opgebeld om het overlijden te melde=
n.
Indien de bewoner aan Rustoord Vlaspand geen voorafgaande specifieke wensen=
in
verband met zijn overlijden heeft kenbaar gemaakt, wordt aan de urgentiecontactpersoon
gevraagd of er binnen de familie reeds bepaalde afspraken golden i.v.m. het
overlijden van de bewoner. Indien er bij voorbaat reeds een funerarium geko=
zen
was, wordt deze begrafenisondernemer door de directie gecontacteerd met de
vraag om het stoffelijk overschot komen op te halen zodra de
overlijdensdocumenten door de geneesheer in orde gebracht zijn. Indien er g=
een
funerarium gekend is, wordt Funerarium Van Hove uit Westerlo opgebeld om het
stoffelijk overschot af te halen, waarna de familie van de betrokken bewoner
naar Funerarium Van Hove doorverwezen wordt. De directeur deelt zijn deelne=
ming
aan de familie mee en maakt concrete afspraken in verband met de ontruiming=
van
de flat of kamer.
Bij
overlijden van een bewoner buiten het rustoord (bijvoorbeeld tijdens een
verblijf in het ziekenhuis), wordt de familie door de directeur gecondole&e=
uml;erd
en maakt hij concrete afspraken in verband met de ontruiming van de flat of
kamer.
De
eerstvolgende eucharistieviering wordt opgedragen aan de overleden bewoner.=
Dit
wordt op het uithangbord aangekondigd door middel van een affiche
“Eucharistieviering”.
Wanneer
de familie een overlijdensbericht aan Rustoord Vlaspand bezorgt, wordt dit
uitgehangen op het uithangbord.
Na
het ontruimen van de flat stelt de directeur samen met een aangestelde de s=
taat
van de flat of kamer vast en neemt hij de sleutels in ontvangst.
3.2.4.4.4. &=
nbsp; algemeen
De
diverse diensten van Rustoord Vlaspand (keuken, verpleging, verzorging,
animatie, poets) worden op de hoogte gebracht van het vertrek of overlijden=
van
de bewoner en de nodige administratieve aanpassingen worden doorgevoerd:
maaltijdlijsten, bewonerslijsten, registreren van vertrek in Geracc, …=
;
De
bewonersdossiers (administratief, medisch en verpleegkundig) wordt gearchiv=
eerd
nadat de laatste facturatie uitgevoerd is.
3.2.5. =
; Procedure
voor het verwerven en doorgeven van informatie m.b.t. de gebruiker Deze
procedure is rechtstreeks afgeleid van volgende SMK: SMK 1.1. =
Privacy – Elke voorziening maakt duidelijke en aangepaste afspraken met
betrekking tot het verwerven en doorgeven van informatie met respect voor de
privacy van de gebruiker en familie. 3.2.5.1. doel Deze
procedure legt de afspraken vast voor verwerven en doorgeven van gegevens en
informatie over de bewoners en/of hun familie. 3.2.5.2. toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op alle informatie m.b.t. de bewoners en/of hun
familie. 3.2.5.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden Deze
procedure valt onder de verantwoordelijkheid van alle medewerkers. 3.2.5.4 &nbs=
p; werkwijze Alle
medewerkers van Rustoord Vlaspand zijn gebonden door het beroepsgeheim. Er
wordt geen informatie over de bewoners en/of hun familie aan derden doorgeg=
even
zonder expliciete toestemming van de bewoner zelf. Bekomen
informatie over bewoners en/of hun familie mag enkel intern doorgegeven wor=
den
onder de voorwaarde dat deze informatie relevant is voor de correcte werking
van de instelling of voor een correcte dienstverlening aan de bewoner. Indien
er toch een externe uitwisseling van informatie noodzakelijk is, zal dit en=
kel
gebeuren na expliciet akkoord van de bewoner en zal deze informatie enkel d=
oor
de directeur of de verantwoordelijke verpleegkundige doorgegeven worden. 3.2.6. =
; klachtenProcedure Eén
van de manieren om de kwaliteit van de hulp- en dienstverlening te bewaken =
en
te verbeteren, is de drempel voor klachten, suggesties en opmerkingen zo kl=
ein
mogelijk te maken. Uit klachten, suggesties en opmerkingen kunnen we immers
leren. Het is constructiever dat bewoners en hun familie bij de voorziening
zelf hun klacht of suggestie indienen, dan dat ze dat elders doen, waar er =
niet
aan gewerkt kan worden. Het
klachtenrecht werd onderkend bij het formuleren van volgende SMK: SMK 1.13. Klachtenrecht – Elke gebruiker, familielid en medewerk=
er
wordt in de mogelijkheid gesteld om een klacht te uiten over de hulp- en
dienstverlening. Elke voorziening werkt hiertoe een klachtenprocedure uit en
maakt deze kenbaar aan haar gebruikers en medewerkers. 3.2.6.1. doel Deze
procedure legt de afspraken vast voor het uiten van klachten, suggesties en
opmerkingen en hun opvolging. 3.2.6.2. toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op alle klachten, suggesties en opmerkingen die
zowel schriftelijk als mondeling door bewoners, medewerkers of derden geuit
worden. 3.2.6.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden De
directeur is rechtstreeks verantwoordelijk voor de opvolging van deze proce=
dure.
Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het doorgeven aan de directeur =
van
klachten en suggesties. 3.2.6.4. DEFINITIES - Opmerking: comme=
ntaar
in verband met de voorziening, op welk domein dan ook, zonder dat het de
bedoeling is dat er een gevolg aan gegeven wordt. - Suggestie: voors=
tel
tot verbetering van de werking van de voorziening, op welk domein dan ook.<=
o:p> - Klacht: uiting v=
an
niet akkoord met de werking van de voorziening, op welk domein dan ook en
ongeacht de oorzaak. 3.2.6.5. werkwijze Klachten,
suggesties en opmerkingen kunnen door bewoners, medewerkers of derden zowel
mondeling als schriftelijk geuit worden. Dit kan via volgende kanalen: - 4 maal per jaar komt de=
Bewoners-
en Familieraad van Rustoord Vlaspand bijeen in het restaurant van het rusto=
ord.
De datum van de volgende vergadering van de Bewoners- en Familieraad wordt
steeds vastgelegd bij het einde van een vergadering. De vergaderingen van de
Bewoners- en Familieraad zijn ook opgenomen op de Activiteitenkalender.
Eén week voor de bijeenkomst van de Bewoners- en Familieraad wordt
hieraan nogmaals herinnerd door een specifieke affiche op het uithangbord. =
Alle
bewoners of hun vertegenwoordigers zijn welkom op de vergaderingen van deze
Raad en kunnen daar hun klachten, suggesties en opmerkingen doorgeven. De
vergaderingen worden gecoördineerd door een personeelslid, dat ook ins=
taat
voor het opstellen van het verslag. De directeur vermeld in ditzelfde versl=
ag
(in schuine letters) het eventuele gevolg (ook de correctieve of preventiev=
e maatregelen
in geval van gegronde klachten) of de nodige toelichting bij elk punt. Elke
bewoner van Rustoord Vlaspand krijgt een exemplaar bedeeld van het verslag =
van
de vergadering. Het verslag wordt tevens gedurende één week
uitgehangen op het uithangbord. De verslagen van de vergaderingen van de
Bewonersraad liggen ook ter inzage aan de receptie van Rustoord Vlaspand. - Elke woensdagnamiddag om
15u00 gaat in het restaurant van Rustoord Vlaspand de Menucommissie door. A=
lle
bewoners kunnen in deze Menucommissie terecht met hun opmerkingen, suggesti=
es en
klachten in verband met het maaltijdgebeuren. De Menucommissie wordt
voorgezeten door een animator en kan ook bijgewoond worden door de
keukenverantwoordelijke. De animator stelt het verslag op en geeft dit door=
aan
de directeur, die het na nazicht en vermelding van eventuele commentaren aa=
n de
keukenverantwoordelijke bezorgt die rekening zal houden met de vermeldingen=
in
het verslag en het daarna klasseert. - Aan de inkom van Rustoo=
rd
Vlaspand tegenover de receptie ligt een klachten- en suggestieboek ter
beschikking van de bewoners. Een dergelijk register ligt ook ter beschikkin=
g in
de zithoek naast het kapsalon op de gelijkvloerse verdieping van het
serviceflatgebouw. Iedereen kan er ten allen tijde klachten, opmerkingen en
suggesties in kwijt. Tenminste éénmaal per week worden de nie=
uwe
vermeldingen in deze registers door de directeur nagelezen. De klacht of
suggestie wordt binnen de maand geanalyseerd door de directeur en indien de
naam van de indiener gekend is, wordt deze binnen deze periode
geïnformeerd over het gevolg en de eventuele correctieve en preventieve
maatregelen die gegeven werden aan de klacht of suggestie. - In de gang tegenover de
receptie van Rustoord Vlaspand hangt een ideeënbus. Iedereen kan hier =
ten
allen tijde opmerkingen, klachten en suggesties in deponeren. Minstens
éénmaal per week wordt de ideeënbus gelicht door de
directeur. De klacht of suggestie die in de ideeënbus gedeponeerd werd,
wordt binnen de maand geanalyseerd door de directeur en indien de naam van =
de
indiener gekend is, wordt deze binnen deze periode geïnformeerd over h=
et
gevolg en de eventuele correctieve en preventieve maatregelen die gegeven
werden aan de klacht of suggestie. - Iedereen kan ten allen =
tijde
opmerkingen, klachten en suggesties persoonlijk doorgeven aan de directeur.=
De
klacht of suggestie wordt binnen de maand geanalyseerd door de directeur di=
e binnen
deze periode de indiener informeert over het gevolg en de eventuele correct=
ieve
en preventieve maatregelen die gegeven werden aan de klacht of suggestie. - Alle medewerkers die kl=
achten
of suggesties van bewoners of familieleden ontvangen, zijn gehouden deze do=
or
te melden aan de directeur. De klacht of suggestie wordt binnen de maand
geanalyseerd door de directeur die binnen deze periode de indiener informee=
rt over
het gevolg en de eventuele correctieve en preventieve maatregelen die gegev=
en
werden aan de klacht of suggestie. Een
aanvraag voor tussenkomst van de onderhouds- of hersteldienst wordt niet als
een klacht behandeld, maar wordt door de medewerkers genoteerd op de
formulieren die hiervoor ter beschikking liggen aan de receptie van het
rustoord (formulieren voor klusjesdienst, huishoudelijke hulp en poetsdiens=
t).
De directeur zal deze formulieren nakijken en er zo snel mogelijk een passe=
nd
gevolg aan geven. Hij houdt de aanvrager op de hoogte van de ondernomen
stappen. Een
klachtenprocedure heeft pas echte waarde wanneer de klachten geanalyseerd en
verwerkt worden en er vanuit deze verwerking maatregelen genomen worden:
maatregelen om het probleem te verhelpen (correctieve) en maatregelen om te
voorkomen dat het probleem zich weer voordoet (preventieve). De
SMK die deze procedure ondersteunt is de volgende: SMK 1.14. Klachtenrecht – Op basis van een periodieke analyse van
meerdere en gelijkaardige klachten formuleert de voorziening correctieve en
preventieve maatregelen. 3.2.7.1. doel Het
doel van deze procedure zou moeten zijn om, nadat zich meerdere en
gelijkaardige klachten manifesteren, deze te analyseren en over te gaan=
tot
correctieve en/of preventieve maatregelen. Binnen
de visie van Rustoord Vlaspand die zich richt op klantentevredenheid, heeft=
het
ons inziens weinig zin om te wachten tot meerdere en/of gelijkaardige klach=
ten
geuit worden, vooraleer correctieve en preventieve maatregelen te treffen.<=
o:p> Indien
een klacht gegrond is, ook als is zij eenmalig, zal deze in elk geval
geanalyseerd worden en zullen er indien nodig onmiddellijk correctieve en/of
preventieve maatregelen getroffen worden, zonder te wachten op de
“periodieke analyse”. 3.2.7.2. toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op alle klachten en suggesties. 3.2.7.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden De
verantwoordelijkheid van de analyse van de klachten en suggesties en het
uitwerken van eventuele correctieve en/of preventieve maatregelen ligt bij =
de
directeur. 3.2.7.4. werkwijze - Zie klachtenprocedure.<=
o:p> 3.2.8. =
; Procedure
voor (collectieve) inspraak van de gebruiker m.b.t. de algemene werking Deze
procedure vraagt om volgende SMK in schriftelijke afspraken om te zetten: SMK 1.5. =
Inspraak – De voorziening treft de nodige maatregelen voor inspraak in de alge=
mene
werking van de voorziening en in de individuele hulpverlening. 3.2.8.1. doel Het
doel van deze procedure is, de bewoners van Rustoord Vlaspand inspraak te g=
even
in de algemene werking van de voorziening. De inspraak door bewoner kan
gebeuren door het individueel of collectief uiten van suggesties met betrek=
king
tot de algemene werking van de instelling. 3.2.8.2. toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op de suggesties die door bewoners individueel =
of
collectief geuit worden. 3.2.8.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden De
verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de suggesties ligt bij de direct=
eur. 3.2.8.4. werkwijze - Zie klachtenprocedure.<=
o:p> 3.2.9. =
; Procedure
voor het evalueren van de hulp- en dienstverlening door de gebruiker=
Deze
procedure is gebaseerd op 2 SMK’s: SMK 1.5. =
Inspraak – De voorziening treft de nodige maatregelen voor inspraak in de alge=
mene
werking van de voorziening en in de individuele hulpverlening. SMK 4.3.&nbs=
p; De
voorziening evalueert op een systematische manier en op geregelde tijdstipp=
en
haar hulp- en dienstverlening en gebruikt de resultaten hiervan voor de
bijsturing. 3.2.9.1. doel Deze
procedure legt de stappen vast voor het uitvoeren en de evaluatie van de
periodieke bewonersenquête over de hulp- en dienstverlening om zo te
komen tot een eventuele bijsturing van deze hulp- en dienstverlening. 3.2.9.2. toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op de periodieke bewonersenquête en de
verwerking ervan. 3.2.9.3. verantwoordelijkheden
en bevoegdheden Deze
procedure valt onder de verantwoordelijkheid van de directie. 3.2.9.4. werkwijze Elk
voorjaar stelt de directeur een vragenlijst op die de basis zal vormen voor=
de
bewonersenquête. In deze vragenlijst zullen de belangrijkste en relev=
ante
aspecten van de hulp- en dienstverlening aan bod komen. De vragenlijst kan =
ook
uitgebreid worden met een aantal vragen met betrekking tot geplande project=
en
en/of wijzigingen binnen de instelling. De vragenlijst wordt opgesteld met
inachtneming van de sociografische regels in de vorm van meerkeuzevragen. De
vragenlijst wordt steeds afgesloten met een open vraag die ruimte biedt voo=
r algemene
bemerkingen door de invuller. De
vragenlijst wordt samen met een begeleidende brief aan alle bewoners (voor =
de
dementerende bewoners aan hun naaste familie) bezorgd tijdens de 2de
week van april. In de loop van de 2de en 3de week van
april wordt tevens een affiche op het uithangbord geplaatst met de aankondi=
ging
van de enquête en met de vermelding dat ook niet-bewoners (familie, m=
edewerkers,
bezoekers, …) kunnen deelnemen aan de enquête en hiervoor
formulieren kunnen afhalen aan de receptie van het rustoord. De
vragenlijsten worden in principe anoniem ingevuld. Er wordt wel gevraagd om=
op de
lijst aan te duiden welke hoedanigheid de invuller heeft: bewoner, familiel=
id
dat de enquête invult in naam van en samen met een bewoner,
familielid-bezoeker, personeelslid, externe dienstverlener, andere. De
vragenlijsten dienen vóór eind april terug ingeleverd te word=
en
aan de receptie van het rustoord (eventueel via de ideeënbus). In
de loop van de maand mei verwerkt de directeur de vragenlijsten op een
statistisch verantwoorde wijze. De resultaten en bevindingen van de
enquête worden aan de bewoners uitgedeeld en op het uithangbord
geafficheerd. Op
basis van de resultaten van de enquête zal de directeur waar nodig de
hulp- en dienstverlening bijsturen en een aantal operationele doelstellinge=
n in
verband met de hulp- en dienstverlening opstellen. Indien nodig kunnen op b=
asis
van de resultaten van de enquête ook een aantal strategische
lange-termijndoelstellingen uitgeschreven worden. De
resultaten van de enquête, evenals de gevolgen die eraan gegeven werd=
en,
worden door de directeur toegelicht op de eerstvolgende bewoners- en famili=
eraad,
die normaal plaatsvindt in de tweede helft van de maand mei. 3.2. Operationele elementen=
secundaire=
PROCESSEN De
procedures rond de secundaire processen hebben geen specifieke SMK’s.=
Wel
worden ze alle gedragen door het volgende SMK rond de kernprocessen: SMK 4.2. Kernprocessen – Elke voorziening ontwikkelt en omschri=
jft de
kernprocessen inzake hulp- en dienstverlening op een systematische manier.<=
o:p> 3.2.10. &nbs=
p; Procedure
voor bereiding en distributie van voeding 3.2.10.1. &n=
bsp; doel Het
doel van deze procedure is het tracé te beschrijven vanaf de bijeenk=
omst
van de menucommissie tot een correcte distributie van de maaltijden naar de
bewoners. Deze procedure heeft volgende onderverdelingen: opstelling menu,
bestelling voedingswaren en grondstoffen, bereiding van de maaltijden,
distributie van de maaltijden. 3.2.10.2. &n=
bsp; toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op alle stappen die leiden tot de distributie v=
an
de maaltijden voor de bewoners. 3.2.10.3. &n=
bsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden Menucommissie:
animator en directeur Opstellen
weekmenu’s: keukenverantwoordelijke,=
onthaal- en administratief bediende, directeur Bestellingen:
keukenverantwoordelijke, onthaal- en administratief bediende, directeur Bereiding
van de maaltijden: keukenverantwoordelijke, keukenhulpen, verzorgend en
verplegend personeel (enkel voor ontbijt) Distributie
van de maaltijden: keukenverantwoordelijke, keukenhulpen, verzorgend en
verplegend personeel 3.2.10.4. &n=
bsp; werkwijze 3.2.10.4.1. opstelling en meedelen van het weekmenu<=
o:p> Een
animator begeleidt elke woensdagnamiddag de menucommissie en bezorgt het
verslag van deze menucommissie aan de directeur. Na
nazicht viseert de directeur het verslag van de menucommissie en geeft dit =
door
aan de keukenverantwoordelijke, eventueel aangevuld met bemerkingen. De
keukenverantwoordelijke viseert het verslag en geeft indien nodig passend
gevolg aan de opmerkingen. Waar nodig worden de maaltijdfiches van bewoners=
en
de keukenlijsten aangepast. Ten
laatste maandagvoormiddag van week 1 bezorgt de keukenverantwoordelijke aan=
de directeur
een voorstel tot weekmenu dat loopt van dinsdag van week 3 tot en met maand=
ag
van week 4. Bij het opstellen=
van
het weekmenu wordt onder andere rekening gehouden met variatie in smaak en
presentatie, gezondheid van de voeding (alle nodige voedingsbestanddelen mo=
eten
in de juiste verhouding aanwezig zijn), suggesties van de menucommissie, het
beschikbare budget (met aandacht voor seizoensgebonden gerechten), goederen=
die
reeds in voorraad zijn en aangewend kunnen worden. Na
nazicht en eventuele correcties bezorgt de directeur ten laatste
dinsdagnamiddag van week 1 de definitieve versie van het nieuwe weekmenu dat
loopt van dinsdag van week 3 tot en met maandag van week 4. Ten
laatste dinsdagmiddag van week 1 bezorgt de onthaal- en administratief bedi=
ende
volgende documenten aan de keukenverantwoordelijke: - een exemplaar van het r=
eeds
eerder goedgekeurde weekmenu dat loopt van dinsdag van week 2 tot en met
maandag van week 3; - de lijst “maaltij=
den
serviceflats” voor de periode van dinsdag van week 2 tot en met maand=
ag
van week 3; - een “Werklijst
Bestellingen” waarin alle goederen en producten opgenomen zijn die op
regelmatige basis besteld worden. Ten
laatste dinsdagnamiddag van week 1 kopieert de onthaal- en administratief
bediende het nodige aantal exemplaren van het weekmenu dat loopt van dinsdag
van week 2 tot en met maandag van week 3 en plaatst deze menu’s in het
waakboek. Het nachtpersoneel legt de menu’s bij op de ontbijtplateaus=
van
woensdag. 3.2.10.4.2. bestelling voedingswaren en grondstoffen=
De
keukenverantwoordelijke noteert de bestelling van de voedingswaren op de
“Werklijst Bestellingen” waarbij hij rekening houdt met het aan=
tal
te voorziene maaltijden per dag (rustoord + bestelde maaltijden voor de
serviceflats), alle goederen en producten noodzakelijk voor het weekmenu, de
goederen en producten die reeds in voorraad zijn, de producten voor dië=
;ten
en alternatieven voor het weekmenu (op basis van de maaltijdfiches) en de
goederen en producten die permanent in voorraad moeten zijn. Bij
het opstellen van de bestelling wordt naar een zo kort mogelijke termijn tu=
ssen
levering en gebruik van het product gestreefd. Hierbij wordt ook rekening gehoude=
n met
de leveringsdata van de leveranciers. Tegen
dinsdagnamiddag bezorgt de keukenverantwoordelijke de ingevulde
“Werklijst Bestellingen” aan de onthaal- en administratief
bediende. Deze voert de ingev=
ulde
gegevens van de werklijst in in het computerwerkblad “Bestellingen
keuken”. Na
eventueel nazicht door de directeur worden de opgegeven bestellingen
overgebracht naar bestelbons per leverancier, die dinsdagnamiddag doorgefaxt
worden naar de betrokken leveranciers. Alle bestelbons bevatten buiten de
leveringsdatum, de omschrijving en het aantal te leveren producten ook de
vermelding: “Iedere levering moet voldoen aan de algemene hygiën=
e-eisen
voor leveranciers van voedingsmiddelen.&nb=
sp;
Leveringen worden enkel aanvaard op werkdagen tussen 09u00 en 17u00 =
en
mits aanmelding aan de receptie.”. Voor leverancier Java geschiedt de
bestelling via de applicatie “Java Online”. Nadat
de bestellingen per leverancier doorgestuurd zijn, wordt de globale bestell=
ing,
in oplopende volgorde van leveringsdatum, overgebracht naar het tabblad met=
de
tabel voor de controle bij de goederenreceptie. Dit blad wordt uitgeprint en geldt=
als
basis voor de controle van de goederen bij levering. De
hierboven vermelde procedure is niet van toepassing voor de bestellingen van
brood en gebak. Hiertoe wordt elke woensdagnamiddag de aanwezige broodvoorr=
aad
door een keukenhulp aan de onthaal- en administratief bediende doorgegeven,=
die
deze voorraad ingeeft in het daartoe bestemde computerwerkblad. Op basis van
het voorziene broodverbruik en de aanwezige voorraad maakt het computerwerk=
blad
een bestelbon aan met vermelding van de dagelijkse broodleveringen van R=
17;s
anderendaags (donderdag) tot en met de volgende woensdag. Deze bestelbon wo=
rdt
naar de bakker doorgefaxt en een kopij wordt aan de keukenverantwoordelijke
overhandigd ter controle bij de leveringen. De
receptie van leveringen en de opslag van voedingswaren en andere producten
geschiedt in overeenstemming met de H.A.C.C.P.-regels. Hiervoor verwijzen w=
ij
naar het H.A.C.C.P.-werkboek van de keuken. 3.2.10.4.3. bereiding en distributie van het ontbijt=
Op
basis van het aantal te bereiden ontbijten en rekening houdend met dië=
ten
en de vermeldingen op de maaltijdfiches zet de keukenverantwoordelijke R=
17;s
avonds alle nodige producten klaar voor de ontbijten. De producten die geko=
eld
moeten bewaard worden, worden in de kleine ijskast klaargezet. In
de loop van de nacht zet de verpleegkundige of verzorgende van nachtdienst =
de
plateaus voor de ontbijten klaar, echter zonder de voedingswaren of de dran=
k. Tegen
de ochtend worden de koffie gezet en de thermossen gevuld, en wordt het bro=
od
met beleg op de plateaus geplaatst volgens het weekmenu. Niet verpakte
voedingswaren (o.a. sneden brood) worden steeds onmiddellijk afgedekt met
vershoudfolie. Bij het klaarmaken van de ontbijten zal de persoon van dienst
zich baseren op de maaltijdfiches van de bewoners en de bijhorende keukenli=
jst “ochtend”. De
karren met de ontbijten voor de rustoordkamers en –flats worden door =
de
verzorgenden en verpleegkundigen mee op ronde genomen en bij de bewoners
afgeleverd. Waar nodig wordt de nodige hulp geboden bij het voorbereiden of
nuttigen van het ontbijt. 3.2.10.4.4. bereiding en distributie van het middagm=
aal De
keukenverantwoordelijke / kok bereidt in de voormiddag het voorziene aantal
middagmalen volgens het weekmenu. Hij houdt hierbij rekening met diëte=
n en
de vermeldingen op de maaltijdfiches van bewoners. Alle bereidingen worden
uitgevoerd volgens de correcte regels van de kookkunst en mits in achtneming
van de H.A.C.C.P.-regels. Er wordt in warme lijn gewerkt en er wordt naar
gestreefd om de gerechten niet te vroeg klaar te hebben, zodat de tijd tuss=
en
bereiding en distributie zo beperkt mogelijk blijft. Zodra de gerechten kla=
ar
zijn, worden zij in een warmhoudkar in bulk op temperatuur gehouden. Zij
blijven in de warmhoudkar tot op het moment van portionering en distributie=
. Het
opdienen van het middagmaal in het restaurant start om 12 uur. Vanuit de
warmhoudkar worden de maaltijden individueel geportioneerd en door de
keukenhulpen en/of het verplegend of verzorgend personeel onmiddellijk naar=
de
tafels in het restaurant gebracht. Waar nodig wordt de nodige hulp geboden =
bij
het voorbereiden of nuttigen van de maaltijd. De
keukenhulpen hebben de plateaus voor de bewoners die hun maaltijd niet in h=
et
restaurant nuttigen, reeds tegen het einde van de voormiddag klaargezet.
Omstreeks 12u15 worden de verwarmde borden ingeschept voor de maaltijdbedel=
ing bij
deze overige bewoners. Zij worden onmiddellijk afgedekt met een klok en door
een verpleegkundige of verzorgende van dienst op de eerder klaargezette
plateaus naar de afdeling voor dementerenden en de flats gebracht waar alle=
nodige
hulp geboden wordt bij het voorbereiden of nuttigen van de maaltijd. Omstreeks
13u00 worden de plateaus opgehaald en naar de keuken gebracht voor de afwas=
. 3.2.10.4.5. bereiding en distributie van het avondma=
al De
keukenverantwoordelijke / kok bereidt in de namiddag het voorziene aantal
avondmalen volgens het weekmenu. Hij houdt hierbij rekening met diëten=
en
de vermeldingen op de maaltijdfiches van bewoners. Alle bereidingen worden
uitgevoerd volgens de correcte regels van de kookkunst en mits in achtneming
van de H.A.C.C.P.-regels. Er wordt naar gestreefd om de maaltijden niet te
vroeg klaar te hebben, zodat de tijd tussen bereiding en distributie zo bep=
erkt
mogelijk blijft. Niet verpakte voedingswaren (o.a. sneden brood) worden ste=
eds
onmiddellijk afgedekt met vershoudfolie. Indien
er een warm avondmaal is, wordt er in warme lijn gewerkt. Zodra de gerechten
klaar zijn, worden zij in een warmhoudkar in bulk op temperatuur gehouden. =
Zij
blijven in de warmhoudkar tot op het moment van portionering en distributie=
. Tegen
17 uur worden brood, beleg en thermossen op de tafels in het restaurant gez=
et.
Indien er een warm avondmaal is, worden de maaltijden individueel geportion=
eerd
vanuit de warmhoudkar en door de keukenhulpen onmiddellijk naar de tafels in
het restaurant gebracht. De
keukenhulpen en/of het verplegend en verzorgend personeel hebben de plateaus
voor de bewoners die hun avondmaal niet in het restaurant nuttigen, reeds i=
n de
namiddag klaargezet. Omstreeks 16u30 worden de plateaus door een
verpleegkundige of verzorgende van dienst naar de afdeling voor dementerend=
en
en de flats gebracht. Bij een warm avondmaal worden de verwarmde borden
ingeschept vlak voor het vertrek. Zij worden onmiddellijk afgedekt met een =
klok. Omstreeks
17u30 worden de plateaus opgehaald en naar de keuken gebracht voor de afwas=
. 3.2.11. &nbs=
p; Procedure
voor planning en organisatie van de schoonmaak 3.2.11.1. &n=
bsp; doel Het
doel van deze procedure is het vastleggen van de wijze waarop de schoonmaak=
in het
rustoord gebeurt. 3.2.11.2. &n=
bsp; toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op de schoonmaak van alle kamers en flats van de
bewoners evenals de gemeenschappelijke ruimten binnen het gebouw. 3.2.11.3. &n=
bsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden Uitvoering
van de poetswerkzaamheden: schoonmaakpersoneel Planning,
organisatie en voorraadbeheer: schoonmaakpersoneel en directeur 3.2.11.4. &n=
bsp; werkwijze Alle
schoonmaakwerkzaamheden worden uitgevoerd volgens de “goede praktijken
van het vak”. Er wordt gepoetst op basis van het “Core”-s=
ysteem
van Wetrok. De poetswerkzaamheden
worden uitgevoerd volgens op de volgende pagina.
|
DAG |
LOKAAL |
BEURT |
|
|
GRONDIG |
KLEIN |
||
|
Maandag |
Receptie |
X |
|
|
Rooksalon |
X |
|
|
|
Spreekkamer |
X |
|
|
|
Bezoekerstoiletten |
X |
|
|
|
Gang
aan inkom |
X |
|
|
|
Verpleegkokaal |
X |
|
|
|
Woonruimte
Pleintje |
|
X |
|
|
Flats 2de
verdieping |
X |
|
|
|
Gang 2de
verdieping droog moppen |
|
X |
|
|
Dinsdag |
Rooksalon |
|
X |
|
Bezoekerstoiletten |
|
X |
|
|
Gang
aan inkom |
|
X |
|
|
Verpleegkokaal |
|
X |
|
|
Woonruimte
Pleintje |
|
X |
|
|
Kamers
Pleintje en flats met grotere noodzaak: controle
+ sanitair |
|
X |
|
|
Keuken
(vloer) |
X |
|
|
|
Restaurant
droog moppen |
|
X |
|
|
Flats 1ste
verdieping |
X |
|
|
|
Gang 1ste
verdieping droog moppen |
|
X |
|
|
Woensdag |
Rooksalon |
|
X |
|
Bezoekerstoiletten |
|
X |
|
|
Gang
aan inkom |
|
X |
|
|
Verpleegkokaal |
|
X |
|
|
Woonruimte
Pleintje |
|
X |
|
|
Kamers
Pleintje en flats met grotere noodzaak: controle
+ sanitair |
|
X |
|
|
Flats
gelijkvloers |
X |
|
|
|
Gang
gelijkvloers droog moppen |
|
X |
|
|
Donderdag |
Rooksalon |
|
X |
|
Bezoekerstoiletten |
|
X |
|
|
Gang
aan inkom |
|
X |
|
|
Verpleegkokaal |
|
X |
|
|
Woonruimte
Pleintje |
|
X |
|
|
Kamers
Pleintje en flats met grotere noodzaak: controle
+ sanitair |
|
X |
|
|
Kamers
Pleintje |
X |
|
|
|
Gang 2de
verdieping |
X |
|
|
|
Gang 1ste
verdieping |
X |
|
|
|
Gang
Pleintje |
X |
|
|
|
Kelderverdieping
+ trappen (1 maal om de 2 weken) |
X |
|
|
|
Vrijdag |
Rooksalon |
|
X |
|
Bezoekerstoiletten |
|
X |
|
|
Gang
aan inkom |
|
X |
|
|
Verpleegkokaal |
|
X |
|
|
Kamers
Pleintje en flats met grotere noodzaak: controle
+ sanitair |
|
X |
|
|
Keuken
(vloer) |
X |
|
|
|
Restaurant |
X |
|
|
|
Woonruimte
Pleintje |
X |
|
|
|
Zaterdag |
Rooksalon |
|
X |
|
Bezoekerstoiletten |
|
X |
|
|
Gang
aan inkom |
|
X |
|
|
Verpleegkokaal |
|
X |
|
|
Woonruimte
Pleintje |
|
X |
|
|
Kamers
Pleintje |
|
X |
|
|
Filmzaaltje |
X |
|
|
|
Grote
badkamer |
X |
|
Dit
schema kan eventueel aangepast worden, naargelang ergens dringend poetsdien=
st vereist
is.
Om
de 6 weken worden alle ramen van het gebouw aan de buitenzijde gepoetst doo=
r een
externe firma.
3.2.11.5. &n=
bsp; voorraadbeheer
en materiaal
Eén
maal per maand bezorgt het schoonmaakpersoneel aan de directeur een overzic=
ht
van de voorraad onderhoudsproducten (rustoord en serviceflats samen). Op ba=
sis
van deze aanwezige voorraad en het voorziene verbruik voert de directeur de
nodige bestellingen uit.
Indien
nieuw materiaal dient aangekocht te worden of bestaand materiaal aan vervan=
ging
toe is, wordt dit aan de directeur gemeld. De directeur werkt een voorstel =
uit,
indien gewenst in samenspraak met het poetspersoneel, en beslist na analyse
over de eventuele aankoop, rekening houdend met de prioriteiten en beschikb=
are
budgetten.
3.2.12. &nbs=
p; Procedure
voor facturatie t.a.v. de gebruiker
3.2.12.1. &n=
bsp; doel
Het
doel van deze procedure is het vastleggen van de wijze waarop de facturen a=
an
de gebruikers worden opgesteld.
3.2.12.2. &n=
bsp; toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op de facturatie van zowel de verblijfskosten a=
ls
de eventuele supplementen.
3.2.12.3. &n=
bsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
Deze
procedure wordt uitgevoerd door de onthaal- en administratief bediende en de
directeur. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de directeur.
3.2.12.4. &n=
bsp; algemene
werkwijze
Het
beheer van de administratieve bewonersdossiers en de facturatie wordt verwe=
rkt
met Geracc-software.
Tussen
de 5de en de 10de dag van elke maand worden facturen
opgesteld, conform de regelgeving, met de aanrekening van de verblijfsgelden
tot het einde van die begonnen maand en de eventuele supplementen van de
voorbije maand. De verblijfsgelden worden automatisch door het beheersprogr=
amma
aangerekend en de supplementen worden door de onthaal- en administratief
bediende manueel ingegeven. Sommige bewijsstukken worden bij de factuur
gevoegd: getuigschriften van dokter en kinesitherapeut, factuur van de apot=
heek,
factuur van ziekenvervoer. De andere bewijsstukken worden bijgehouden en ku=
nnen
indien gewenst door de bewoners geconsulteerd worden. Bij elke factuur wordt
ook een individuele rekening gevoegd met de detailweergave van de
factuurposten. Voor klanten met een domiciliëringsopdracht worden na de
facturatie de domiciliëringen doorgestuurd via Isabel-banksoftware. An=
dere
klanten kunnen betalen d.m.v. het overschrijvingsformulier dat aan de factu=
ur
gehecht is.
3.2.12.5. &n=
bsp; werkwijze
voor het ingeven van de supplementen
Besteldienst, Diversen of voorgeschoten kosten voor bewoners: worden in Geracc ingegeven op basis van het
kasstuk, betalingsbewijs of ontvangen factuur.
Consumpties Cafetaria: Wanneer
een bewoner een consumptie in het cafetaria verbruikt en verkiest om deze v=
ia
de factuur te betalen, wordt een cafetariabon geschreven met vermelding van=
de naam
van de bewoner, de datum en de verbruikte consumpties. Op het einde van elke
maand bezorgt de keukenverantwoordelijke de cafetariabonnetjes van de voorb=
ije
maand aan de onthaal- en administratief bediende die op basis hiervan de
consumpties in Geracc ingeeft.
Doktersprestaties=
: Dokters
wiens patiënten verkiezen om hun honoraria via ons te laten factureren,
bezorgen hun getuigschrift van verstrekte hulp aan de receptie van het rust=
oord.
De dokter wordt via bankoverschrijving betaald, het honorarium wordt in Ger=
acc
ingegeven en het getuigschrift wordt bij de factuur gevoegd voor aanbieding
door de bewoner aan zijn ziekenfonds voor terugbetaling.
Drank, in flessen op de flats of kamers bezorgd (literflessen water, frisdrank, fruitsap):
Wanneer de keuken drank in flessen aflevert voor bewoners, wordt dit door h=
et
personeelslid dat de flessen aflevert ingeschreven op een lijst die daartoe=
op
het keukenbureel ligt. Op het einde van elke maand bezorgt de
keukenverantwoordelijke deze lijst aan de onthaal- en administratief bedien=
de
die op basis hiervan de afgeleverde dranken in Geracc ingeeft.
Haarverzorging: O=
p het
einde van elke maand bezorgt de kapster bonnetjes aan de onthaal- en
administratief bediende met telkens de vermelding van de naam van de bewone=
r,
de datum, de uitgevoerde haarverzorging en de aangerekende prijs. Het totaal
bedrag wordt door ons aan de kapster betaald en op basis van de bonnetjes w=
orden
de kosten voor haarverzorging in Geracc ingevoerd.
Kineprestaties:
Kinesitherapeuten wiens patiënten verkiezen om hun honoraria via ons te
laten factureren, bezorgen hun getuigschrift van verstrekte hulp op het ein=
de
van elke maand aan de receptie van het rustoord. De kinesitherapeut wordt v=
ia
bankoverschrijving betaald, het honorarium wordt in Geracc ingegeven en het
getuigschrift wordt bij de factuur gevoegd voor aanbieding door de bewoner =
aan
zijn ziekenfonds voor terugbetaling.
Apotheek: Op het =
einde
van elke maand ontvangen wij een factuur van de apotheek Zoerle-Pharma met =
een
detail van de afgeleverde medicatie per bewoner. Op basis van deze factuur
worden de kosten voor apotheek ingegeven in Geracc.
Persoonlijke was:=
De
externe wasserij levert bij het bezorgen van de propere was de wasbonnetjes=
per
bewoner af aan de receptie. Op basis hiervan wordt dit supplement ingegeven=
in
geracc.
Tijdschriften: Be=
woners
die tijdschriften via ons laten bezorgen krijgen die aangerekend op basis v=
an
de leveringsbons die ons elke week samen met de tijdschriften worden bezorgd
door de leverancier.
Uitstappen: Koste=
n voor
uitstappen worden in Geracc ingegeven op basis van de deelnemerslijsten die
door de animatoren aan de onthaal- en administratief bediende bezorgd worde=
n.
Voetverzorging: O=
p het
einde van elke maand bezorgt de pedicure een lijst aan de onthaal- en
administratief bediende met telkens de vermelding van de naam van de bewone=
r,
de datum, de uitgevoerde voetverzorging en de aangerekende prijs. Het totaal
bedrag wordt door ons aan de pedicure betaald en op basis van de lijst word=
en
de kosten voor voetverzorging in Geracc ingevoerd.
Gebruik van de wasplaats:
Bewoners die de wasplaats wensen te gebruiken dienen hiertoe penningen te k=
open
bij de onthaal- en administratief bediende aan de receptie van het rustoord=
. In
de prijs van de penningen voor de wasmachine zijn de wasproducten inbegrepe=
n.
Voor bewoners die hun penningen niet contant betalen, wordt de prijs
onmiddellijk ingegeven in Geracc.
Ziekenvervoer: Ee=
nmaal
per maand ontvangen wij van de ambulancedienst een vervoerstaat met individ=
uele
facturen per bewoner voor de afgelopen maand. Wij betalen de ambulancediens=
t en
de onthaal- en administratief bediende voert de kosten voor ziekenvervoer i=
n in
Geracc. De originele facturen van het ziekenvervoer worden bij onze factuur
gevoegd voor eventuele aanbieding door de bewoner aan zijn ziekenfonds voor
terugbetaling.
3.2. Operationele elementen=
management=
PROCESSEN
3.2.13. &nbs=
p; Procedure
voor bespreken van functioneren van medewerkers
Deze
procedure gaat terug op volgende SMK:
SMK 5.6. Bespreken van functioneren –=
; De voorziening bespreekt systematisch =
en op
geregelde tijdstippen het functioneren van de personeelsleden en stuurt bij=
.
3.2.13.1. &n=
bsp; doel
Het
doel van deze procedure is de communicatie en informatie-uitwisseling tussen
personeelsleden en directeur te bevorderen en waar nodig personeelsleden bi=
j te
sturen op basis van hun functioneren.
3.2.13.2. &n=
bsp; toepassingsgebied
Deze
procedure is van toepassing op alle personeelsleden.
3.2.13.3. &n=
bsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden
De
directeur is verantwoordelijk voor deze procedure.
3.2.13.4. &n=
bsp; werkwijze
Door
de kleinschaligheid van de voorziening en de veelvuldige aanwezigheid van de
directeur op de werkvloer, is er een quasi dagelijks rechtstreeks contact
tussen de directeur en de personeelsleden. De uitvoering van de taken door =
de
personeelsleden wordt ook geregeld (al dan niet expliciet) gecontroleerd do=
or
de directeur, zodat de evaluatie van de medewerkers op een bijna constante =
wijze
verloopt. Wanneer de directeur vaststelt dat een personeelslid zijn taken of
zijn functie niet volgens de verwachtingen invult, zal hij het personeelslid
daarover aanspreken. Via deze “mini-functioneringsgesprekken” k=
an
het personeelslid indien nodig bijgestuurd worden en kunnen zijn eventuele
opmerkingen besproken worden, hetgeen waar nodig kan leiden tot aanpassing =
van
werkmethodes of taken.
Door
de zeer lage drempel tussen personeel en directeur en de open bedrijfscultu=
ur
weten alle medewerkers ook dat zij steeds terecht kunnen bij de directeur m=
et
alle vragen over hun functie, hun taken of de werking van de voorziening in=
het
algemeen.
In
het kader van de open bedrijfscultuur en het informele karakter van de
contacten tussen personeel en directeur worden er bewust géén
formele functionerings- en evaluatiegesprekken gehouden.
3.2.14. &nbs=
p; Procedure
voor het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek 3.2.14.1. &n=
bsp; doel Het
doel van deze procedure is het beheren van het kwaliteitshandboek. 3.2.14.2. &n=
bsp; toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing op alle elementen van het kwaliteitshandboek. 3.2.14.3. &n=
bsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden De
directeur is verantwoordelijk voor deze procedure. 3.2.14.4. &n=
bsp; werkwijze Het
kwaliteitshandboek ligt ter inzage aan de receptie van het rustoord. De
directeur is de enige verantwoordelijke voor het uitwerken, bijhouden en
beheren van het kwaliteitshandboek. Wanneer
er aanpassingen aan het handboek gebeuren, wordt een nieuwe versie afgedrukt
die het oude boek aan de receptie vervangt. In
de nieuwe versie worden in de
inhoudsopgave de hoofdstukken aangeduid waaraan wijzigingen aangebra=
cht
werden. Dit gebeurt door de betreffende hoofdstukken in een contrasterende
kleur af te drukken. De wijzigingen zelf worden ook in een contrasterende k=
leur
geprint. 3.2. Operationele elementen=
ANDERE PROCESSEN EN NOODPROCEDURES 3.2.15. &nbs=
p; Procedure
BIJ BRAND EN EVACUATIE 3.2.15.1. &n=
bsp; doel Het
doel van deze procedure is de stappen vastleggen die moeten gevolgd worden =
bij
brandalarm, brand en gedeeltelijke of volledige evacuatie van het rustoord.=
3.2.15.2. &n=
bsp; toepassingsgebied Deze
procedure is van toepassing bij bandalarm of vaststelling van brand in het
rustoord evenals in alle situaties waarin gedeeltelijke of volledige evacua=
tie
van het rustoord dient te gebeuren. 3.2.15.3. &n=
bsp; verantwoordelijkheden
en bevoegdheden In
eerste instantie ligt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze
procedure bij elk personeelslid op dienst dat een brandalarm ontvangt of een
brandhaard vaststelt. Bij
de evacuatie en bluswerken, gebeurt de taakverdeling tot de aankomst van de
brandweer door (in hiërarchische volgorde en volgens aanwezigheid):